вітної документації. Зміст місячних планів та звітів поглинається квартальними, зміст квартальних планів та звітів - річними чи звіти структурних підрозділів поглинаються звітом установи і т.п. На державне зберігання відбирається зведений документ, що поглинув зміст первинних. p align="justify"> Найбільш поширеною формою повторюваності інформації є дублетність. Дублетні документи, як правило, у фондах установ представлені постановами, рішеннями, циркулярами вищестоящих установ, які при описі вказуються як копії. Це пояснюється тим, що копійность вважається проявом дублетності.Етот критерій відіграє велику роль при відборі документів на державне зберігання у зв'язку з широким розповсюдженням дублетних документів. Дублетних документ - це один з розмножених примірників першотвору. Вони бувають машинописні, у вигляді ксерокопій, видрукувані на ротаторі, ротапринті, виконані за допомогою іншої розмножувальної техніки. Якщо матеріали установ передаються в різні архіви (наприклад, фонд вищестоящої установи знаходиться в Російському державному архіві економіки, а підвідомчого - в обласному архіві), то такаядублетность в масштабі Архівного фонду країни представляється доцільною. При визначенні цінності дублетних документів необхідно застосовувати критерії місцезнаходження документа, тобто враховувати, чи зберігаються фонди, що містять дублетні документи, в одному або в різних державних архівах. Критерій місцезнаходження документа застосовується в поєднанні з фактором використання документів. p align="justify">. До критеріїв зовнішніх особливостей відносяться:
В· справжність;
В· зовнішній вигляд, форма фіксування і передачі змісту, посвідчення;
В· оформлення документа, його фізичний стан.
Розглянемо деякі критерії.
) Критерій справжність документів має важливе значення, оскільки саме подлинникам віддається перевага при відборі документів на державне зберігання. При визначенні достовірності документа встановлюється наявність бланка, печатки, штампа, підписи і т.д., що безпосередньо пов'язано з формою посвідчення документа. Згідно ГСДОУ, копії документів, що відправляються установами, повинні бути завірені, мати номер і дату. Працівники служби діловодства повинні своєчасно оформляти копії документів, особливо документів постійного строку зберігання. Це необхідно для їх майбутнього використання. Якщо оригінали мають особливе державне значення для використання в читальному залі або якщо є розбіжності в текстах оригіналів та копій документів, 1-2 примірника копій залишають на постійне зберігання. Копії документів підвідомчих установ залишаються і в тих випадках, коли немає гарантії, що у фонді підвідомчої установи збереглися оригінали цих документів. p align="justify"> Юридичну силу мають голов...
