уктурах;
Класифікатори інформації про населення і кадрах.
Класифікація документів служить для підвищення ефективності роботи з ними.
Розподіл документів за різними групами дозволяє краще організувати документаційного діяльність. Всі документи по відображаються у них видів діяльності діляться на два класи:
документи по загальних і адміністративних питань (питання загального керівництва організації та її діяльністю). Такі документи можуть становити працівники всіх підрозділів;
документи за функціями управління. Ці документи становлять працівники планування, постачання і збуту.
Всі документи також поділяються на такі групи:
за способом документування рукописні; електронні; графічні; кіно-фотодокументи;
по сфері використання організаційно-розпорядчі; фінансові; [2, с. 113].
науково-технічні; звітно-статистичні.
за змістом прості; складні.
Одним з головних питань організації роботи з документами в організації є розробка номенклатури справ.
Для того щоб документи можна було швидко відшукати в справах і оперативно використовувати для управлінських цілей, складається список всіх справ, що використовуються в діловодстві організації чи підприємства, який називається номенклатурою справ [12, с. 341].
Номенклатура справ - систематизований перелік найменувань справ, що заводяться в організації, із зазначенням термінів їх зберігання, оформлений і затверджений у встановленому порядку.
Роль номенклатури справ у діловодстві організації, в тому числі кадрової служби, відборі документів на архівне зберігання надзвичайно важлива. Вона виконує функції покажчика основних напрямків діяльності установи, схеми угруповання (розподілу) виконаних документів за тематичними комплексам (справах), бази для індексації документів і справ, покажчика термінів зберігання справ, схеми побудови довідкової картотеки на виконані документи у діловодстві та в архіві установи. Вона є основою для складання описів справ постійного, тимчасового (понад 10 років) зберігання та з особового складу, використовується як обліковий документ в архіві установи для справ тимчасового зберігання (до 10 років включно).
Номенклатура призначена для:
? угруповання виконаних документів у справи;
? систематизація та обліку документів і справ;
? правильної індексації (нумерації) документів і справ;
? визначення термінів їх зберігання.
Розрізняють два типи номенклатури справ - типову і конкретну.
Типова номенклатура справ встановлює перелік найменувань справ для установ з однотипним характером діяльності, тобто є джерелом інформації для створення номенклатур справ організації.
Номенклатура справ організації охоплює весь обсяг документів, які виникають у її діяльності.
Номенклатура справ в організації оформляється як окремий документ. Щорічно з 1 січня (з 1 вересня для навчальних закладів) номенклатура уточнюється, вносяться зміни, затверджується керівником підприємства. Нова чи уточнена номен...
