клатура вводиться в дію наказом директора підприємства. Щорічний примірник номенклатури справ є документом постійного зберігання. Реєструється як внутрішній документ [12, с. 342].
Номенклатура справ складається в кожній організації. Лише з деяких випадках може використовуватися типова номенклатура справ. Вона включає повний склад документів, що утворюються в діяльності організації, в першу чергу документи, що підлягають постійному зберіганню. Документація кадрової служби включається в номенклатуру справ, як правило, окремим розділом.
Відповідальність за розробку номенклатури покладається на діловодну службу установи (службу документаційного забезпечення управління - ДОП): управління справами, канцелярії, загального або адміністративно-господарський відділ за участю архіву організації. У невеликих організаціях, що не мають окремої служби ДОП, відповідальність за розробку номенклатури справ покладається на працівника, відповідального за архів (на секретаря).
У складанні номенклатура справ організації беруть участь представники всіх структурних підрозділів. Кожен працівник структурного підрозділу визначає для себе справу, c яким йому найбільше зручно працювати. Начальник структурного підрозділу узагальнює ці відомості і представляє проект номенклатури свого відділу в службу документаційного забезпечення.
Складанню номенклатура справ передує організаційна робота. Керівник служби ДОУ спільно з відповідальним за архів організації проводить нараду за участю представників усіх структурних підрозділів. На нараді, яка проводиться в IV кварталі, підводяться підсумки щодо формування справ у поточному році, і приймається рішення про порядок складання та терміни подання в службу ДОУ номенклатур справ на майбутній рік структурними підрозділами організації.
Номенклатура справ повинна бути складена структурними підрозділами організації заздалегідь, щоб канцелярія і архів змогли до 1 січня погодити їх з державним архівом і затвердити у керівника установи.
Номенклатура справ організації розробляється на підставі діючих нормативних правових актів Республіки Білорусь та методичних документів Державної архівної служби, а також вищого органу. До них відносяться: закони Республіки Білорусі, державні стандарти, типові та відомчі переліки документів із зазначенням строків зберігання, інструкції з діловодства, типові і зразкові номенклатури справ [12, с. 345].
Для складання номенклатури справ використовуються статути та положення про організацію та її структурних підрозділах, схема класифікації службових документів, відомчий і типові переліки документів і справ із зазначенням термінів їх зберігання. Переглядаються номенклатури справ організації за попередні роки, реєстраційні картки (журнали), описи справ постійного і тимчасового (понад 10 років) зберігання, список структурних підрозділів та кореспондентів. Вивчаються склад, кількість і зміст документів і справ, що утворюються в процесі діяльності організації.
Положення (статут), штатні розклади, структура організації, номенклатури справ минулого року полегшують складання номенклатури та систематизацію справ. Картки й журнали реєстрації документів допомагають визначити склад і зміст отриманих, відправлених і внутрішніх документів [11, с. 14].
Зазвичай номенклатура бу...
