кладу Тульської області (ЦДЛС ТО), включених до складу архівних фондів ГАУ ТО« Державний архів »повинні мати індекс Л raquo ;, відокремлюваний від цифрового позначення номера архівного фонду рисою (Л - 1, Л - 2 і т.д.).
У номерах архівних фондів з особового складу до номера архівного фонду, присвоєному раніше комплексу документів з особового складу фондообразователя, через дріб додається номер архівного фонду, за яким врахована документація по основній діяльності ».
Відділ забезпечення збереженості документів дореволюційного періоду.
«Відділ утворений 1 лютого 2010 року.
Він виконує роботи щодо забезпечення збереження документів дореволюційного періоду, а саме:
1) організовує відокремлене зберігання документів на різних носіях, сейфове зберігання унікальних документів, раціональне розміщення, топографування і картонірованіе документів;
2) здійснює контроль за температурно-вологісним режимом архівосховищ;
) перевірку наявності та стану документів, облік і розшук невиявлених справ;
) оцінку фізичного стану документів, виявлення та облік документів, що мають механічні, фізико-хімічні або біологічні пошкодження та інші дефекти, розробку заходів щодо їх усунення та контроль виконання »;
) «контроль технічного стану документів на плівкових носіях, страхового фонду та фонду користування опечатування коробок з документами, що пройшли страхове копіювання і мають фонд користування, а також коробок з маловикористовуваній документами, що пройшли перевірку наявності та стану;
) шифровку одиниць зберігання, нумерацію і перевірку нумерації аркушів, оформлення обкладинок, ярликів, підшивку документів та інші роботи;
) обеспиліваніе архівосховищ;
) організовує видачу документів і копій фонду користування з архівосховищ в установленому порядку працівникам архіву, в читальний зал;
) здійснює контроль за забезпеченням збереженості документів в процесі роботи з ними, їх своєчасним поверненням до архівосховища;
) здійснює ведення допоміжних облікових документів;
) становить паспорт архівосховищ;
) готує відомості для включення в систему державного обліку документів ».
Відділ мікрофільмування, реставрації та консервації документів
«Відділ створений у 2010 році.
Завданнями відділу є проведення комплексу робіт з метою забезпечення фізико-хімічної збереженості документів, а саме:
реставрація;
переплетення;
підшитий;
мікрофільмування;
сканування;
ксерокопіювання.
Фахівцями архіву проводиться ручна реставрація архівних документів. Це тонка і копітка робота. У відділі працюють кваліфіковані досвідчені реставратори і палітурники. Реставрація документів на паперовій основі починається з очищення листів від пилу і перевірки тексту на плинність, так як видалення забруднення з документа виробляють вологою марлею або широкою м'якою кистю. Якщо на документах виявлений грибок, то проводиться дезінфекцію. Весь реставраційний процес проводиться на спеціальному столі з підсвічуванням, щоб було добре видно всі вади документів. Розриви листів зашпаровують спеціальним папером на основі целюлози. Вона наклеюється на документ за допомогою спеціально приготованого клею (клей варять фахівці архіву). Руйнуються тонкі листи зміцнюються за допомогою реставраційної паперу, у разі сильного руйнування, втрати механічної міцності документ зміцнюють способом дублювання на конденсаторну або мікастрічкових (складається з волокон натуральної бавовни з'єднаних крохмалем) папір. Після проведених робіт документи просушуються, пресуються (для вирівнювання) і переплітаються ».
«Так само одним з основних напрямків роботи відділу є - створення страхового фонду та фонду користування, шляхом мікрофільмування і сканування фотодокументів.
Сучасна копіювальна та комп'ютерна техніка дозволяє виготовити високоякісні копії архівних документів, як для потреб архіву, так і на замовлення організацій і приватних осіб. Фахівці відділу виготовляють коробки для архівних документів, що відповідають сучасним вимогам для зберігання архівних справ постійного терміну зберігання
Співробітники відділу регулярно займаються ініціативним документуванням, проводячи фото- і відеозйомку суспільно-значимих заходів: конференцій, круглих столів, презентацій, зустрічей ».
Відділ забезпечення збереженості документів новітнього часу
