зору логіки здійснення дій, виконуваних при встановленні цілей, можна вважати, що процес цілепокладання в організації складається з трьох послідовних стадій. На першій стадії відбувається осмислення результатів аналізу середовища, на другий - вироблення відповідної місії і, нарешті, на третій стадії безпосередньо виробляються цілі організації. Раніше в підручнику були розглянуті питання, що відносяться до аналізу середовища та місії організації. Зараз же розглянемо процес безпосередньої вироблення цілей організації.
Правильно організований процес вироблення цілей передбачає проходження чотирьох фаз [18]:
1) виявлення і аналіз тих тенденцій, які спостерігаються в оточенні;
2) встановлення цілей для організації в цілому;
) побудова ієрархії цілей;
) встановлення індивідуальних цілей.
Розглянемо дані фази.
Перша фаза. Вплив середовища позначається не тільки на встановленні місії організації. Цілі також сильно залежать від стану середовища. Раніше, коли обговорювалося питання про вимоги до цілей, говорилося, що вони повинні бути гнучкими, щоб їх можна було змінювати у відповідності з змінами, що відбуваються в середовищі.
Однак з цього ніяк не слід робити висновки, що цілі повинні бути прив'язані до стану середовища тільки шляхом постійного коректування і пристосування до тих змін, які відбуваються в середовищі. При правильному підході до встановлення цілей керівництво повинно прагнути передбачити те, в якому стані опиниться середовище, і встановлювати цілі у відповідності з цим передбаченням. Для цього дуже важливо виявляти тенденції, характерні для процесів розвитку економіки, соціальної та політичної сфер, науки і техніки. Звичайно, правильно передбачити все неможливо. Більше того, іноді в оточенні можуть відбуватися зміни, які ніяк не випливають з виявлених тенденцій.
Тому менеджери повинні бути готові до того, щоб відповісти на неочікуваний виклик, який їм може кинути середу. Тим не менш, не абсолютизуючи ситуації, вони повинні формулювати цілі, щоб ситуаційні складові знайшли в них своє відображення.
Друга фаза. При встановленні цілей для організації в цілому важливо визначити, що з широкого кола можливих характеристик діяльності організації слід взяти за основу. Далі вибирається певний інструментарій кількісного розрахунку величини цілей.
Особливе значення має система критеріїв, якими користуються при визначенні цілей організації. Зазвичай ці критерії виводяться з місії організації, а також з результатів аналізу макрооточення, галузі, конкурентів і положення організації в середовищі. При визначенні цілей організації враховується те, які цілі вона мала на попередньому етапі й наскільки досягнення цих цілей сприяло виконанню місії організації. Нарешті, рішення по цілям завжди залежить від тих ресурсів, якими володіє організація.
Третя фаза. Встановлення ієрархії цілей припускає визначення таких цілей для всіх рівнів організації, досягнення яких окремими підрозділами буде призводити до досягнення загальної мети. При цьому ієрархія повинна будуватися як по довгостроковим, так і за короткостроковими цілям.
Четверта фаза. Для того щоб ієрархія цілей всередині організації знайшла свою логічну завершеність й стала реально діючим інструментом досягнення цілей організації, вона повинна бути доведена до кожного окремого працівника. У цьому випадку реалізується одне з важливих умов успішної діяльності організації: кожен працівник хіба включається через свої персональні цілі в процес спільного досягнення кінцевих цілей організації. Співробітники організації в такій ситуація отримують уявлення не тільки про те, що їм належить досягти, а й про те, як результати їх праці позначаться на кінцевих результатах функціонування організації, як і в якій мірі їх праця буде сприяти досягненню цілей організації.
Встановлені цілі повинні мати статус закону для організації, для всіх її підрозділів і. для всіх членів. Однак з вимоги обов'язковості цілей ніяк не випливають їх вічність і незмінність. Вже раніше говорилося, що в силу динамізму середовища цілі можуть змінюватися.
Можна підходити до проблеми зміни цілей наступним чином: цілі корегуються всякий раз, коли цього вимагають обставини. У цьому випадку процес зміни цілей носить суто ситуаційний характер. Але багатьма організаціями застосовується підхід систематичного попереджувального зміни цілей.
При такому підході в організації встановлюються довгострокові цілі. На базі цих довгострокових цілей виробляються деталізовані короткострокові цілі (зазвичай річні). По досягненні цих цілей розробляються нові довгострокові цілі.
