док дня, графік продуктивності, біоритм, самопрояв денний робочий план Застосування самоменеджменту, концентрація на значних завданнях, використання піку продуктивності, облік періодичних коливань, становлення індивідуального робочого стіля5. КонтрольКонтролірованіе процесу роботи (порівняння задуму з результатом), контролювання підсумків (контролювання досягнення поставлених цілей, проміжних результатів), огляд підсумків минулого дня (самоконтроль) Забезпечення запланованих результатів, позитивний вплив на перебіг жізні6. Інформація та коммунікаціяРаціональное читання, раціональні наради, раціональне ведення бесіди, раціональне використання телефону, раціональне ведення кореспонденції, листки-пам'ятки і формуляриБистрое читання, краща організація нарад та конференцій, виділення часу для співбесід, відгородження від можливих перешкод, менше «паперової війни»
Планування покликане забезпечити хазяйська використання, ймовірно, найціннішого надбання - часу, а саме:
· Або що час вжити для плідної та успішної діяльності (максимальний критерий);
· або досягти поставленої мети з можливо меншою витратою часу (мінімальний критерій).
Чим краще ми розподілимо (читай: сплануємо) свій час, тим краще ми зможемо використовувати його в своїх особистих і професійних інтересах. Планування як складова частина завдань і правил самоменеджменту означає:
Підготовку до реалізації цілей + структурування (упорядкування) часу.
Головне перевага, що досягається шляхом планування роботи, полягає в тому, що планування часу приносить виграш у часі.
Основне правило планування часу
% - запланована активність
% - непередбачена активність (резерви часу і неплановані дії)
% - спонтанна активність (управлінська діяльність, творчість)
Робочий час
60% запланований час
% непередбачене час
% спонтанне час
Найважливіші принципи і правила планування часу:
1. Основне співвідношення (60: 40) 2. Аналіз видів діяльності та витрати часу. Листок «денних перешкод» 3. Зведення задач воєдино - план дій. 4. Регулярність - системність - послідовність. 5. Реалістичне планування. 6. Гнучкість. 7. Заповнення втрат часу. 8. Письмова форма. 9. Перенесення несделанного. 10. Фіксація результатів, а не дій. 11. Встановлення тимчасових норм. 12. Терміни виконання. 13. Встановлення пріоритетів (ступенем важливості). 14. Позбавлення від «тиранії» спешності. 15. Делегування. 16. «Поглиначі часу» і тимчасові резерви. 17. Переробка - повторна перевірка. 18. Вільний час. 19. Тимчасові блоки і спокійний час (закриті години). 20. Час для планування творчості. 21. Рутинна робота. 22. Непродуктивна діяльність. 23. Альтернативи. 24. Різноманітність. 25. Узгодження тимчасових планів.
Планування часу можна представити як закриту систему: з планів життя і довгострокових планів випливають річні та квартальні плани, а з них - місячні та декадні плани, які в підсумку конкретизуються в ділових планах дня. За допомогою порівняння «план - факт» в плані виробляються коректування. Замість того щоб мати час для дійсно важливих речей, ми часто витрачаємо свою енергію на термінові, але менш значимі справи. Рідко трапляється, що важливу задачу треба виконати сьогодні або на цьому тижні, тоді як термінове завдання, як правило, прагнуть виконати негайно. Запитайте себе: «Звик я від однієї термінової завдання« поспішати »до іншої? Не залишаються внаслідок цього невиконаними дійсно важливі завдання? »[41].
Запропоноване американським генералом Дуайтом Ейзенхауером правило є простим допоміжним засобом, особливо для тих випадків, коли треба швидко прийняти рішення щодо того, якій задачі віддати перевагу. Згідно з цим правилом пріоритети встановлюються за такими критеріями, як терміновість і важливість справи.
Залежно від ступеня терміновості й важливості завдання розрізняються чотири можливості їх оцінки й (у результаті) виконання:
. Термінові/важливі справи.
За них слід братися негайно і самому їх виконувати.
. Термінові/менш важливі справи.
Тут існує небезпека потрапити під «тиранію» спешності і в результаті цілком віддатися вирішенню конкретного завдання, тому що вона термінова. Якщо ж вона, однак, є не настільки важливою, то вона повинна бути в будь-якому випадку делегована, оскільки для її виконання не потрібно яких-небудь особливих якостей.
. Менш термінові/важливі завдання.
Їх не треба виконувати термі...
