нного спілкування чоловік опускає трубку лише після того, як її поклала жінка, підлеглий - після старшого по положенню. У будь-якому випадку надмірність заключних реплік небажана.
6. Завдання секретаря при підготовці нарад
У кожній організації для вирішення питань, вимагають колегіального обговорення, проводяться різного роду наради, засідання, конференції тощо
Нерідко через погану організацію і підготовки нарад вони невиправдано затягуються і є малоефективними.
Більшість великих нарад проводяться в організаціях за планом, який є для секретаря обов'язковим і дає можливість заздалегідь продумати комплекс заходів з їх підготовки.
Якщо керівник запрошений на нараду до керівнику високого рангу, то секретар повинен заздалегідь підготувати для нього потрібні документи, віддрукувати текст доповіді, своєчасно нагадати керівнику про дату, місце і годину наради, його тривалості.
Коло обов'язків секретаря з підготовки оперативної наради, яке проводиться зазвичай в певний день тижня або щодня на початку робочого дня, включає оповіщення учасників, контроль за їх своєчасною явкою, з'ясування і доповідь керівнику про причини відсутності неявившихся співробітників. Якщо виникає з яких-небудь причин ситуація, що вимагає негайного підключення керівника, секретарю слід записати інформацію, що надходить, увійти до кабінету, намагаючись не відволікати уваги присутніх, подати записку керівнику і дочекатися його вказівок. Під час наради секретар ні в якому разі не повинен відлучатися з приймальні, так як в будь-який момент учасникам наради може знадобитися його допомога.
До планових нарад і засідань з великим кількістю учасників підготовка починається за 1,5-2 тижні до його проведення. Спільно з керівником секретар уточнює дату, місце і час проведення наради, його порядок, склад учасників, доповідачів, а також уточнює необхідність залучення до підготовки наради різних служб установи.
Наступний етап - повідомлення учасників наради. Секретар разом з керівником складає текст телефонограми, запрошення.
За 1 - 1,5 години до початку наради секретар готує для членів президії папку з матеріалами наради, чистий папір, олівці прості і кольорові (червоні), скріпки, клейову стрічку, лінійки, графин з чистою водою або мінеральну воду і склянку (для виступаючих) тощо
Реєстрацію учасників починають за 30 хвилин до початку наради.
Якщо на нараду прибули запрошені гості, їх слід проводити в зал і посадити в перших рядах. Решта учасників наради розміщуються довільно.
Місце керівника - в середині столу президії, інші члени президії розміщуються відповідно до рангом займаних посад, почесні місця - справа і зліва від керівника. Вони надаються в першу чергу жінкам - учасницям наради.
Робоче місце стенографістки слід встановити так, щоб вона добре чула мова виступаючих.
Якщо секретар не приймає участі у нараді, то він чергує біля...
