n="justify"> контролю за складом форм документів і виключення дублювання інформації, застосовуваної в сфері управління;
організації контролю за застосуванням уніфікованих форм документів.
Розробка уніфікованих форм документів покладається на міністерства Російської Федерації, а реєстрація і включення їх в ОКУД - на ВНИИКИ Держстандарту Росії.
У восьмизначного кодовому позначенні уніфікованої форми документа відображені Наступні ознаки Класифікації:
перший і другий знаки (клас форм) - приналежність уніфікованої форми документа до відповідної уніфікованої системі документації (наприклад, 09 - уніфікована система документації Пенсійного фонду);
третій і четвертий знаки (підклас форм) - спільність змісту безлічі форм документів і спрямованість їх використання (наприклад, 01 - документація з обліку та розподілу коштів);
п'ятий, шостий і сьомий знаки-реєстраційний номер уніфікованої форми документа всередині підкласу (наприклад, 004 - розрахункова відомість по страховим внескам);
восьмий знак - контрольне число. Таким чином, в ОКУД прийнята триступенева ієрархічна система класифікації та серійно-порядковий номер кодування. Кодові позначення об'єктів ОКУД підлягають простановке у всіх уніфікованих формах документів. br/>
Розділ 3. Організація роботи з документами
.1 Основи організації документообігу. Поняття В«документообігВ». br/>
Рух документів у федеральних органах виконавчої влади з моменту їх створення або отримання до завершення виконання або відправлення утворює документообіг.
В організації повинен існувати тільки один канал надходження вхідних документів. Навіть якщо прийом документів побудований за розподіленої схемою, то це зроблено тільки для підвищення швидкості обробки документів. p align="justify"> Канцелярія великого підприємства є центром документообігу, але на ній документообіг не закінчується. Вона тісно пов'язана з документообігом підрозділів підприємства, з системами підтримки прийняття рішень і з архівом підприємства. p align="justify"> Порядок проходження документів та операції, повинен регламентуватися інструкцією з діловодства підприємства, табелем уніфікованих форм документів, положеннями про структурні підрозділи і посадовими інструкціями їх працівників.
На підприємствах, де застосовується електронний документообіг, службою ДОП спільно зі службою автоматизації розробляються маршрути руху документів. Використання маршрутів дозволяє визнач ть послідовність операцій, вироблених з документом, і шлях його руху вже на початковому етапі підготовки проекту або при надходженні документа на підприємства, організації, АТ, концерни тощо У загальному випадку можна розглядати систему автоматизації документообігу організації як центральну, що здійснює координацію решти підсистем документообігу. p align="justify"> Документи, що надходять на підприємство, у організацію на паперових носіях, проходять первинну обробку, попередній розгляд, реєстрацію, розгляд керівництвом і доставляються виконавцям.
Прийом і первинна обробка документів здійснюється працівниками служби документаційного забезпечення управління (ДОП). Конверти з документами розкриваються (за винятком конвертів з позначкою В«особистоВ»), перевіряється правильність доставки, цілісність упаковки документів. p align="justify"> На отриманому документі проставляється реєстраційний штамп.
Документи, адресовані керівництву підприємства - організації, а також без вказівки конкретної особи або структурного підрозділу, попередньо розглядаються в службі ДОП, а потім направляються керівництву або до підрозділу.
Розглянуті керівництвом документи повертаються в службу ДОП, де вноситься зміст резолюції, а документ передається на виконання.
Оригінал документа, який виконується кількома структурними підрозділами, отримує відповідальний виконавець, решті виконавцям передаються копії.
Надійшли телеграми приймаються під розписку з проставленням дати і часу прийому, реєструються за тими ж правилами, що і листи, а потім передаються на розгляд керівництву і виконання.
Текст надійшла телефонограми записується (друкується) одержувачем на спеціальному бланку або в журналі і оперативно передається керівнику, якому вона адресована.
Вступники оригінали документів з електронною копією повинні мати супровідний лист. Текст копії на магнітному носії повинен відповідати тексту оригіналу. p align="justify"> Основне призначення канцелярії полягає у проходженні по підприємству вхідних документів. Канцелярія відповідає за терміни виконання вхідних та вихідних документів - перевіряє, хто і коли зат...
