римав виконання документа. При цьому існує два основні маршрути проходження документа: безпосередньо виконавцю і на прийняття рішення в центральний аппарат. br/>В
На вході цього процесу - вхідний документ. На виході - проект вихідного, який проходить через канцелярію і стає реальним походить після реєстрації. p align="justify"> Другий маршрут означає, що майже напевно цей документ буде поставлений на контроль. У той же час не слід плутати з другим маршрутом документи, які надходять на виконання до центральний апарат підприємства (наприклад, якщо на циркулярному листі стоїть В«Директорам підприємств ...В»). Такі документи характеризуються тим, що відповідальним виконавцем для них є один з директорів підприємства (або їх заступників). p align="justify"> Значна частина проблем канцелярії виникає через те, що вона зобов'язана контролювати тільки відповідальних виконавців, а не повний ланцюжок обробки документа. Повна ланцюжок контролюється на рівні систем організації документообігу відділу або на рівні спеціального діловодства. Тільки такий повний контроль забезпечує стійке управління організацією. Створення системи наскрізного контролю виконавської дисципліни неможливо без використання засобів автоматизації обробки документів і контролю виконання. p align="justify"> Тексти документів зберігаються в архівному відділі канцелярії до кінця поточного року, далі вони передаються до архіву на довготривале зберігання. Передача документів на архівне зберігання може здійснюватися і дрібнішими порціями, кілька разів на рік. p align="justify"> Організація роботи з документами - це забезпечення раціональних умов для роботи з документами з моменту отримання (створення) документа до здачі його в архів.
На підприємстві повинен бути встановлений єдиний порядок складання документів і роботи з ними, за який несе персональну відповідальність керівник підприємства (установи).
В організації документообігу можна виділити три групи документів: надходять (вхідні), що відправляються (вихідні) та внутрішні документи. Кожна з цих груп має свої особливості обробки і проходження. p align="justify"> Інструкція з діловодства підприємства розробляється для встановлення єдиного порядку складання документів і організації роботи з ними на конкретному підприємстві. В організації роботи з документами і в інструкції з діловодства необхідно передбачити:
зразки правильно оформлених документів із зазначенням імен файлів. При цьому повинні бути встановлені бланки різних документів підприємства із зразками їх заповнення;
номенклатуру (перелік) справ підприємства та порядок її складання, затвердження і перегляду;
правила зберігання файлів (на якому комп'ютері, в якій папці слід зберігати файли конкретних документів);
терміни зберігання документів і файлів;
порядок реєстрації документів;
правила роботи з версіями документа, за яким усі файли з попередніми версіями знищувалися б і оставлялся на зберігання файл з останнім підписаним (затвердженим) варіантом документа;
терміни, порядок і відповідальних за виконання та розсилку документів;
правила формування та оформлення справ;
порядок тимчасового вилучення зі справи і вставка замість вилученого документа картки-замінника із зазначенням № документа, П.І.Б. співробітника, дати вилучення і терміну повернення;
правила проведення науково-технічної обробки документів для передачі їх на архівне зберігання;
- порядок знищення документів після розгляду їх експертною комісією;
- порядок знищення файлів;
методичне керівництво роботою з документами, інформування керівництва про стан виконання документів.
На одному рівні з канцелярією варто архіву підприємства, який служить для накопичення документів довготривалого зберігання та їх пошуку.
.2 Корпоративні системи документообігу
Сума всіх досягнень інформаційних технологій призвела до виникнення корпоративних систем документообігу. Для створення такої системи необхідно, щоб співробітники фірми мали доступ до комп'ютерів, оснащеним засобами електронних комунікацій і спеціальним програмним забезпеченням. Корпоративна система документообігу дозволяє робити з документами все те, що з ними роблять в будь-якій системі діловодства та документообігу, і додатково включає в себе принципово нові можливості, доступні тільки комп'ютерам. p align="justify"> Наприклад, у такій системі документообігу можна поставити на документ електронний підпис, обмежити доступ до документа, направити його певним співробітникам у певному порядку, в будь-який момент встановити, де і в якій ст...
