зустрічі). p> 28. Поспіх, нетерпіння. p> 29. Занадто рідкісне делегування справ.
30. Недостатній контроль і самоконтроль [8].
Фахівцям з управління відома така закономірність: на роботу витрачається стільки часу, скільки його є в розпорядженні, тобто будь-яка робота виконується протягом відпущеного на неї часу.
2.2 Робота з документами, прийом відвідувачів
Документи і кореспонденція, в залежності від джерела ділиться на: вхідні та вихідні. Вихідні документ є своєрідною візитною карткою організації. Внаслідок цього всі документи і вся кореспонденція повинна бути складена і написана грамотно. В основному друк вихідних документів перебувати у віданні секретаря. Завдання керівника скласти документ (керівник повинен складати тільки ті документи, які не можуть бути складені ким-небудь іншим). p> Складніша справа з вхідними документами. Залежно від розміру підприємства зростає кількість кореспонденції і самому керівнику просто немислимо переглядати всю кореспонденцію. На допомогу повинен прийти секретар або спеціальне підрозділ, в обов'язки яких входить:
1. Реєстрація надходить кореспонденції. p> 2. Сортування в Залежно від призначення. p> 3. Відбір документів, які адресовані керівнику або знаходяться в його прямої компетенції.
4. Сортування кореспонденції за ступенем важливості. Найбільш раціональним і прийнятним є сортування, що дозволяє керівникові відразу оцінити ступінь важливості. На столі у керівника повинен стояти спеціальний лоток для паперів з кількома відділеннями, у які він зможе класти кореспонденцію в залежності від важливості, виконавців та іншого.
Керівник, переглядаючи кореспонденцію в порядку важливості повинен поставити резолюцію. Зберігати документи в кабінеті керівника немає необхідності і тому в обов'язки секретаря або спеціального відділу ставиться ведення архіву. Збережені документи повинні бути класифіковані за певними ознаками, за якими їх легко було б знайти.
Для проведення прийому краще виділити певний час на протязі робочого дня. Оптимальним представляється час між 14 00 і 16 00 . Якщо це можливо, то необхідно користуватися попереднім записом у секретаря. Відвідувач, по можливості, повинен заздалегідь викласти тему майбутньої розмови. Це дозволить, по-перше, скоротити час на виклад теми розмови, по-друге, дозволить керівникові підготуватися до майбутньої бесіді і, по-третє, якщо це можливо, направити відвідувача до інших виконавців. Відвідувачу необхідно заздалегідь повідомити тимчасові рамки розмови. p> Всі прийоми відвідувачів можна розділити на: офіційні і неофіційні.
Офіційні прийоми можна проводити:
1. за столом для конференцій, нарад. Це поставить керівника і відвідувача в однакові умови, тобто психологічноспіврозмовнику буде легше. До такого способу краще всього вдаватися, коли прийом відвідувача офіційний, але керівник хоче краще налагодити міжособистісний конт...
