нтів застосовуються:
для обліку наявності та стану документів в автоматизованому режимі;
для створення фонду користування та страхового фонду за допомогою технологій оцифровування;
для електронної реєстрації документів.
При забезпеченні схоронності документів дуже важливо своєчасно вжити заходів щодо картонірованію, реставрації, консервації, дезінфекції, пошуку відсутніх справ. Для цього потрібна точна і оперативна інформація про стан і фізико-хімічної збереженості документів по всіх фондах архіву. З метою збирання такої інформації в архіві регулярно проводяться перевірки наявності та стану документів.
Однак зібрати воєдино і проаналізувати численні статистичні дані про стан документів непросто. Для цього створюються спеціальні бази даних, в які вводяться відомості справ. Одна з програм - БД «Забезпечення збереження документів» - була створена ВНИИДАД в середині 1990-х років. Подібне програмне забезпечення дозволяє скласти зведений звіт про кількість документів з різними дефектами по архіву в цілому, по сховищах і фондам. Дані служать при плануванні роботи щодо забезпечення збереження.
Таким чином, з 1990-х років починається активна автоматизація обліку документів. Так, як облік документів - вимагає точності та достовірності, тому логічно перевести цю роботу на плечі електронно-обчислювальних машин.
У розвиток системи автоматизованого централізованого державного обліку документів, що зберігаються в державних і муніципальних архівах, досягнуті певні позитивні результати. Створено і функціонує загальногалузеве програмне забезпечення - програмні комплекси «Архівний фонд» і «Фондовий каталог», дані в єдиному електронному форматі акумулюються в автоматизованому ЦФК Росархіву.
Висновок
На закінчення треба відзначити, що облік архівних документів сприяє їх збереження, допомагає здійснювати контроль за наявністю документів і забезпечувати їх пошук. Облік, документів, що зберігаються у відомчих архівах, дозволяє державним архівам проводити планомірне комплектування відповідно до їх профілю і є основою планування роботи державного архіву.
Державний облік документів полягає у визначенні їх кількості у встановлених одиницях обліку та відображенні цієї кількості в облікових документах. Обліку підлягають всі документи, що зберігаються в архіві (оброблені, неописані, непрофільні для даного архіву, копії документів страхового фонду).
Обліку документів приділяється величезна увага і в законодавстві, так як без обліку документів неможливе надання їх збереження. Навіть економічний аспект роботи архівної галузі неможливий без урахування. Адже якщо не знати, скільки документів в архіві, то не можна визначити, скільки працівників потрібно для їх збереження та обробки, і який фонд заробітної плати для цього необхідний. Точно так само без централізованого обліку неможливо розрахувати фінансування архівної галузі загалом.
Чимала роль належить перевірці наявності та стану документів, вона встановлює фактичну присутність справ, що значаться за описом, і виявлення справ, що вимагають профілактичної обробки та реставрації.
Про важливість обліку свідчить і те, що з 1990-х років починається активна автоматизація обліку документів. Так, як облік документів - вимагає точності та достовірності, тому логічно перевести цю роботу на плечі електронно-обчислювальних машин.
У розвиток системи автоматизованого...
