про політичної, наукової або культурному житті суспільства, розвитку держави, роботі державного апарату і т.д. Такі документи можуть служити джерелами для вивчення різних областей державного і суспільного життя. Це визначає необхідність їх постійного зберігання в державних архівах Російської Федерації. Підготовка документів, закінчених діловодством, до подальшого зберігання і використання є завершальним етапом роботи з ними. Основні цілі впорядкування і зберігання виконаних документів - це, по-перше, створення умов для використання їх самою організацією в довідкових цілях і, по-друге, поповнення Архівного фонду Російської Федерації документами, що мають важливе науково-історичне значення.
Підготовка документів до подальшого зберігання і використання включає:
· експертизу цінності документів для визначення можливості їх практичного та наукового використання;
· оформлення справ;
· Складання описів справ постійного і тимчасового термінів зберігання;
· забезпечення їх збереження;
· передачу справ в архів організації.
Експертиза цінності документів - це відбір документів на державне зберігання або встановлення термінів їх зберігання основі прийнятих критеріїв.
В узагальненому вигляді завдання експертизи цінності документів полягають у наступному:
відбір документів, що мають політичне, господарське, наукове, культурне значення, для подальшої передачі їх на постійне зберігання до державних архівів Російської Федерації;
відбір на тимчасове зберігання документів, що не представляють науково-історичної цінності, але які зберігали практичне значення;
виділення до знищення документів, що не мають наукової цінності і втратили практичне значення;
встановлення або зміну строків зберігання документів.
Експертиза цінності документів здійснюється:
в діловодстві;
у відомчому архіві;
в державному архіві як самостійний вид роботи (цільова експертиза), а також при описі та переробці описів справ архівних фондів.
Оцінка документів у діловодстві проводиться при:
· складанні номенклатур справ, коли визначається цінність майбутньої справи на підставі переліків документів і досвіду роботи;
· реєстрації вступників в установу документів (при проставленні на документі індексу визначається його приналежність до конкретної справи з встановленим строком зберігання);
· напрямку документа в справу (виконавець, докладно вивчивши питання, що розглядається в документі, більш кваліфіковано може судити про приналежність документа, ніж реєструвати його секретар);
· перевірці правильності віднесення документів до справ (справи повинні бути переглянуті полистно, щоб виключити можливі помилки);
· підготовці справ до подальшого зберігання після завершення їх діловодством (здійснюється діловодних персоналом у структурних підрозділах і контролюється експертною комісією установи).
У відомчому архіві експертиза цінності проводиться при підготовці справ до передачі на постійне зберігання і при виділенні до знищення справ, термін зберігання яких закінчився. Якщо в установі є юридично самостійні структурні підрозділи, то з цінних документів формують кілька архівних фондів. Експертиза цінності документів у відомчому архіві проводиться під методичним керівництвом державного або муніципального архіву. Для здійснення експертизи створюється система експертних органів. У кожному закладі незалежно від форми власності або функцій обов'язково повинна бути створена експертна комісія (ЕК).
Експертна комісія - це колектив працівників діловодства, архівістів та фахівців даної галузі (експертів), яким довірено вирішення долі документів організації. Якщо установа має декілька самостійних відділень, краще створити в кожному такому підрозділі окрему експертну комісію. У міністерствах і відомствах створюються Центральні експертні комісії (ЦЕК). ЦЕК відомства є дорадчим органом, здійснює методичне керівництво роботою ЕК установ відомства і працює в тісній співпраці з експертно-перевірочною комісією (ЕПК) відповідного державного архіву або архівного органу.
В даний час експертиза цінності документів проводиться на основі:
· Федеральний закон від 22 жовтня 2004 № 125-ФЗ Про архівну справу в Російській Федерації raquo ;.
· Постанова Уряду Російської Федерації від 17 червня 2004 № 290 Про Федеральному архівному агентстві raquo ;.
· Основні прави...
