ла роботи архівів організацій (схвалені рішенням колегії Росархіву 6 лютого 2002 г).
· Перелік типових управлінських архівних документів, що утворюються в процесі діяльності державних органів, органів місцевого самоврядування та організацій, із зазначенням термінів зберігання (затв. Наказом Міністерства культури РФ від 25 серпня 2010 року № 558);
· Перелік типових архівних документів, що утворюються в науково-технічної і виробничої діяльності організацій, із зазначенням термінів зберігання (затв. Наказом Мінкультури Росії від 31 липня 2007 року № 1182).
Таким чином підготовка документів, закінчених діловодством, до подальшого зберігання і використання є завершальним етапом роботи з ними. Оцінка документів у діловодстві проводиться при:
· складанні номенклатур справ, коли визначається цінність майбутньої справи на підставі переліків документів і досвіду роботи;
· реєстрації вступників в установу документів;
· напрямку документа в справу;
· перевірці правильності віднесення документів до справ;
· підготовці справ до подальшого зберігання після завершення їх діловодством (здійснюється діловодних персоналом у структурних підрозділах і контролюється експертною комісією установи).
§ 2. Принципи і критерії експертизи цінності документів
Документи оцінюються на підставі принципів історизму, системності, цілісності. Критеріями оцінки документів є їх походження, зміст і зовнішні особливості. В основі проведення експертизи цінності документів лежать принципи історизму, всебічності, комплексності.
Принцип історизму, який вимагає розглядати будь-яке явище в процесі розвитку і дає ключ до розкриття закономірностей розвитку тих чи інших суспільних явищ, відносин тощо.
Принцип всебічності при експертизі вимагає вивчення та оцінки документів з урахуванням їх внутрішніх і зовнішніх особливостей, тобто вимагає багатоаспектного вивчення кожного документа.
Принцип комплексної оцінки документів досить широко застосовується в експертизі. Документи оцінюються не як одиничний факт, не ізольовано, не в відриві один від одного, а в комплексі з іншими документами, оскільки одні документи доповнюють інші, треті повторюють перший, а четверті можуть бути повністю поглинені другими.
На основі даних принципів склалася система критеріїв, тобто система науково-обгрунтованих ознак, на підставі яких визначається ступінь цінності документів. Система поділяється на три групи комплексно застосовуваних критеріїв: походження, змісту, зовнішніх особливостей документів.
До критеріїв походження відносяться:
· роль і місце організації в системі державного управління або конкретної галузі, значимість виконуваних нею функцій;
· значення фізичної особи в житті суспільства;
· час і місце освіти документа.
До критеріїв змісту:
· значущість події (явища), відображеного в документі;
· значення наявної в документі інформації;
· повторення інформації документа в інших документах;
· вид документа;
· справжність документа.
А до критеріїв зовнішніх особливостей документів:
· форма фіксування і передачі змісту, посвідчення, оформлення документа;
· фізичний стан документа;
· справжність документа.
Розглянемо основні критерії, найбільшою мірою забезпечують експертизу цінності документів на першому та другому етапах її проведення. Так як експертиза цінності в діловодстві проводиться не архівістами, які оцінюють документи з позицій істориків, джерелознавців та ін., А документознавців і фахівцями економічній, соціально-культурної та інших сфер діяльності, то основною передумовою є велика ступінь формалізації експертизи на основі зовнішніх ознак документів. Одним з провідних критеріїв, визначальним повинні або не повинні документи даної організації підлягати постійному зберіганню, є перший критерій із групи критеріїв походження. На його основі визначаються групи установ, від яких документи надходять або на постійне зберігання в повному обсязі, або вибірково, або взагалі не надходить на вічне зберігання.
На цих етапах експертизи можуть застосовуватися і такі критерії, як час і місце освіти документів. Ці два критерії взаємопов'язані. У діяльності кожної установи є періоди, що мають велике значення. Це періоди організації і реорганізації (зі зміною функцій), виконання особливих...
