завдань і т.п. Документи за цей період вимагають підвищеної уваги при їх оцінці, і на постійне зберігання їх відбирається більшу кількість, ніж у звичайні роки. Важливу роль відіграє і місце створення джерел.
На основі критерію значення наявної в документі інформації документацію сучасних установ ділять на 3 групи:
· документи, що відображають основні напрямки діяльності організації,
· з постійним терміном зберігання;
· документи допоміжного, оперативного, довідкового характеру, що зберігаються тимчасово;
· документи з особового складу. У цій групі може бути представлена ??як основна, так і допоміжна документація. При оцінці цієї групи документів слід враховувати не тільки значення інформації, але і значення особи, якої ці документи безпосередньо стосуються. Як правило, термін зберігання - 75 років за висновком ЕПК.
Критерій повторюваності інформації широко використовується в експертизі цінності документів, так як «природа» державного управління породжує явище повторюваності інформації у створюваних документах. У зв'язку з цим враховуються види і форми повторюваності документної інформації шляхом зіставлення документів як джерел первинної та вторинної інформації. Документи, на підставі яких були створені нові документи, є джерелом первинної інформації.
Як форму повторюваності інформації виділяють варіантність, яка може ставитися до формального або аналітико-синтетичному увазі повторюваності документної інформації. Все залежить від ступеня переробки варіантів документа. У практиці експертизи цінності документів і при виділення справ до знищення враховується формальний вид повторюваності інформації. Слід чітко розмежовувати дублетні документи (документи, розмножені за допомогою розмножувальної техніки і мають ту ж форму посвідчення, що і оригінали) та копії документів (виконані на друкарській машинці).
дублетних документи, як правило, у фондах організацій представлені постановами, рішеннями, циркулярами вищестоящих установ, які при описі вказуються як копії. Цілком реально на стадії діловодства враховувати і варіантність, віддаючи перевагу при формуванні у справи постійного зберігання тим варіантам документа, які несуть істотні інформаційні відмінності. Значно складніше оцінювати документи, в яких інформація повторюється в різних формах і обсягах.
Велику роль при проведенні експертизи в діловодстві грає критерій виду документа. Цей критерій значно полегшує орієнтування на цінні джерела. Однак навіть у такому вигляді документів, як накази, можуть бути відображені як основні, так і другорядні функції нашої організації. Більше того, навіть в рамках основних функцій може бути відображений незначне питання. Таким чином, критерій виду документа повинен застосовуватися в поєднанні з критерієм значення інформації (маючи на увазі в першу чергу її змістовну сторону). У діловодстві завжди враховуються критерії юридичної вірогідності документа і наявність резолюцій, послід. Причому резолюції, послід розглядати можна в двох аспектах: по-перше, оцінювати їх зміст, смислове навантаження, по-друге, оцінювати їх авторство, як раніше вважалося - авто-графічність.
Критерій достовірності документа має важливе значення, оскільки саме подлинникам віддається перевага при відборі документів на постійне зберігання. При визначенні достовірності документа встановлюється наявність бланка, печатки, штампа, підписи і т.д., що безпосередньо пов'язано з формою посвідчення документа. Якщо оригінали мають особливе державне значення для використання в читальному залі або якщо є розбіжності в текстах оригіналів та копій документів, 1-2 примірників копій залишаються на постійне зберігання. Копії документів підвідомчих установ оставляются і в тих випадках, коли немає гарантії, що у фонді підвідомчої установи збереглися оригінали цих документів.
Далі необхідно сказати про особливості проведення експертизи цінності документів особового походження. Спочатку на основі критеріїв визначається цінність фонду, а потім проводиться оцінка документів. Документи особового походження відображають не тільки факти реальної дійсності, а й ставлення до них автора, залежне від соціальної позиції, накопиченого життєвого досвіду і специфіки емоційного сприйняття світу. Історичні події постають перед нами у світлі його індивідуального ставлення до них. Внаслідок цього відображення зовнішнього світу в документах особистих архівів, не втрачаючи свого об'єктивного значення, набуває і суб'єктивний характер. В даний час для відбору документів особового походження на постійне зберігання користуються системою критеріїв, розробленої на базі загальних критеріїв. З урахуванням специфіки документів особового походження критерії експертизи цінності документів особового п...
