нарад.
На правах ведучого виробіть раціональну структуру обговорення. Приділяйте увагу кожному за допомогою візуального контакту або інших прийомів уважного вислуховування думок.
Виявіть проблему і чітко сформулюйте її сутність. Дайте можливість всім присутнім висловитися. Позначте почуття, що виникли навколо ключових ідей. Зробіть резюме, що стосується проблеми і способів її вирішення, залучаючи при цьому думка присутніх.
Визначте мети. Для цього обговоріть можливість ідеального рішення проблеми, навіть якщо це здається недосяжним. Докладатимете зусилля, щоб залучити кожного з присутніх у процес визначення проблеми і постановки цілей.
Шукайте можливість вироблення альтернатив. Надавайте підтримку авторам нових ідей. Постарайтеся заохотити кожного з них. Розгляньте хоча б три альтернативи (нема справжнього вибору, якщо не мається, принаймні, трьох варіантів).
Готуйтеся до дії. Постарайтеся, щоб у кожного була чітка інструкція щодо його особистих дій. Переконайтеся, що всі наступні кроки чітко зрозумілі і кожен просуватиметься до взаємоузгодженої мети. Наприкінці наради підведіть його підсумки.
Завершення ділового наради та складання його протоколу
Нарада можна закінчити підбиттям підсумків. Зазвичай це підсумковий висновок намагаються опустити - всі втомилися і квапляться. Але, витративши на нього трохи часу, ви сильно просунетеся у виконанні задуманого. Саме на кінцевому етапі часто губляться хороші ідеї. Ефективно проведена нарада повинно мати конкретні наслідки.
Ведучому нараду за підведенні підсумків обговорення того чи іншого питання, узагальнюючи найважливіші положення, доцільно з'ясувати у присутніх, чи всі його правильно зрозуміли. Навіть якщо ви не вимагаєте формальної згоди, наприкінці зборів слід звернутися до присутніх з такою фразою: В«Ми зараз домовилися ... Чи всі згодні з цим? В»Після цього потрібно переконатися в правильності реакції зборів.
Завершуйте нараду в точно призначений час. Таким чином ви забезпечите собі репутацію вмілого організатора. При проведенні подальших засідань учасники будуть вже самі себе дисциплінувати і прагнути до своєчасного виконання порядку денного; ніхто не буде затягувати свій виступ і займати час наступного учасника.
Хоча для будь-якого керівника головне в діловій нараді - його підсумок, якісність, ефективність прийнятого рішення, проте дуже важливі і суто психологічні наслідки подібного заходу. Люди повинні піти з наради, не відчуваючи роздратування, не відчуваючи антипатії до когось із колег, чия думка отримало визнання більшості, і не відчуваючи почуття дискомфорту, якщо, скажімо, якась їх ідея таким визнанням не користується.
На заключному етапі наради важливо не забути зафіксувати, хто і що буде виконувати. І крім того, слід простежити, щоб всі присутні отримали протокол результатів наради [7] На підставі цього офіційного документа керівництво має право ...
