За рішенням кадрової служби (спеціаліста з кадрів) до складу особистих справ включаються трудові договори (контракти) з працівниками. У сформоване особиста справа документи включаються в хронологічній послідовності.
Особовий листок з обліку кадрів заповнюється поступає на роботу власноруч в одному примірнику без помарок і виправлень на підставі паспорта, військового квитка, трудової книжки, документів про освіту та інших особистих документів. Повнота і правильність заповнення особового листка перевіряються працівником кадрової служби (фахівцем з кадрів), який звіряє відповідність записів, зроблених в особистому листку, записам в документах.
На особовий листок з обліку кадрів наклеюється фотокартка прийнятого на роботу. Особовий листок з обліку кадрів підписується укладачем із зазначенням дати заповнення. Зміни та доповнення в особовий листок з обліку кадрів після його заповнення не вносяться.
Для відображення в особовій справі додаткових відомостей про працівника поряд з особистим листком з обліку кадрів може заповнюватися анкета.
Вимоги до заповнення анкети відповідають вимогам, пропонованим до заповнення особового листка по обліку кадрів. Анкета додатково підписується працівником кадрової служби (фахівцем з кадрів).
У доповненні до особового листка по обліку кадрів відображаються дані про роботу і зміни в облікових відомостях про працівника після заповнення особового листка по обліку кадрів.
Автобіографія - документ, що містить короткий виклад основних етапів життя та діяльності його автора в хронологічному порядку.
Складається працівником самостійно у довільній формі на аркуші паперу формату А4. В автобіографії відображаються такі відомості:
· прізвище, ім'я, по батькові;
· дата і місце народження;
· отримана освіта (де, коли і в яких навчальних закладах навчався);
· трудова діяльність;
· професія;
· громадська робота, участь у виборних органах;
· ставлення до військової служби і військове звання;
· наявність урядових та інших нагород і заохочень;
· відомості про сімейний стан, які спільно проживають родичів (батька, матері, дітей).
Автобіографія підписується укладачем із зазначенням дати.
Копії документів про освіту, підвищення кваліфікації та перепідготовки (атестат, диплом, свідоцтво та ін.), що включаються до особової справи, повинні бути завірені у встановленому порядку.
Заяви про прийом, переведення, звільнення оформляються на стандартному аркуші паперу формату А4 або трафаретному бланку. У заяві зазначаються: адресат (кому адресується заява), заявник (автор), назва виду документа (заява), текст, підпис, дата складання.
Характеристика - офіційний документ, який містить відомості про трудову, громадської чи іншої діяльності працівника. Вона оформляється на стандартному аркуші паперу формату А4 або загальному бланку у довільній формі. У характеристиці зазначаються:
· назва виду документа (характеристика);
· ім'я, по батькові, прізвище характеризуемого;
· текст із зазначенням року народження, освіти, займаної посади, структурного підрозділу, стажу роботи в даній організації і на даній посаді, ділових і моральних якостей, оцінки трудової діяльності, підвищення професійних якостей, наявності заохочень, урядових нагород, а також цільового призначення характеристики. Зовнішня характеристика підписується керівником організації, внутрішня - керівником структурного підрозділу, в якому працює працівник, із зазначенням дати. Зовнішня характеристика завіряється печаткою наймача.
. Правила оформлення реквізитів
Яке оформлення реквізитів «Дата» і «Посилання на індекси відправника-одержувача» у листі іноземному кореспондентові? Які реквізити в бланках для письма і загальному бланку є взаємовиключними? Як правильно оформити посилання в тексті на інший документ?
У зарубіжній практиці в листі наводяться його пошукові ознаки - цифрові або літерні позначення укладача листи, друкарки, відділу, фірми, номера справи та ін. Наприклад:
/15, де 102 - порядковий номер листа, 15 - номер відділу;/BR, де JK - ініціали укладача, BR - ініціали його секретаря.
Якщо в листі присутні обидва посилання, то спочатку дається посилання на надійшов документ, а потім вказівка ??про те, як треба посилатися на цей лист. Наприклад: reference: 21007-5952 (Ваша посилання: 21007-5952) ...
