ачена, складається план її проведення. Перше завдання - визначити стоять перед нами мети. Наступний крок - розробити стратегію досягнення цілей і тактику ведення бесіди.
Докладний план ділової бесіди являє собою чітку програму дій з підготовки та проведення конкретної ділової бесіди.
1.2 Плани ділової бесіди
Спеціальні плани підготовки і проведення будь-якої ділової бесіди є її ахіллесовою п'ятою raquo ;, розкішшю, недосяжною в повсякденному житті, як вважають багато ділові люди.
Підготовка бесіди дозволяє передбачати можливі несподівані момент, що знижує ефективність випадів співрозмовника. Крім того, набувається навик швидкої і гнучкої реакції на випадок несподіваних обертів. Все це полегшить наше становище, якщо в ході бесіди ми опинимося на незнайомій і слизькій грунті.
При складанні проекту важливих ділових переговорів складаються організаційні плани, на реалізацію яких йде кілька днів (зазвичай 3-4 дні) або тижнів (3-5 тижнів і навіть більше); крім того необхідно детально і як можна більш точно спланувати всі заходи, які потрібно здійснити в рамках плану переговорів. Таке планування дозволяє жорстко контролювати виконання робіт, передбачених планом, порівнювати отримані показники з плановими, враховувати витрати та інші вихідні параметри для визначення потреб і можливостей реалізації якого-небудь проекту.
Планування ділової бесіди зводиться до наступних дій:
Складання та перевірка прогнозу ділової бесіди
Встановлення основних, перспективних завдань бесід;
Пошуки відповідних шляхів для вирішення цих завдань (стратегії);
· аналіз зовнішніх і внутрішніх можливостей для здійснення плану бесіди;
· визначення та розробка середньострокових і короткострокових завдань бесіди, їх взаємозв'язку і черговості;
· розробка заходів для реалізації зазначених завдань (розробка програми роботи, плани по окремих елементах бесіди) та своєчасне виявлення і запобігання появи вузьких місць в плані бесіди;
· розбивка загальних планів на дрібні, детальні плани;
Так виробляються конкретні програми робіт, яких потрібно дотримуватися при реалізації плану бесіди, але з необхідними корективами.
Щоб уникнути невдач, необхідно з'ясувати які очевидні практичні результати дає планування ділової бесіди. Воно дозволяє виявити конкретні, кількісно певні завдання вже на початку підготовці до бесіди; замінити окремі елементи майбутньої бесіди, скласти варіанти планів, що полегшують прийняття рішень шляхом їх переведення з інтуїтивних на реальні рейки. Планування допомагає знайти і усунути можливі вузькі місця в бесіді; узгодити всі дії та заходи за планом ділової бесіди в часі і з професійної точки зору. Планування дозволяє передавати відповідальність і делегувати контроль в рамках проекту бесіди окремим співробітникам, що стимулює творчий підхід співробітників до складання плану бесіди.
План усіх видів діяльності з підготовки та проведення бесіди за часом є генеральним планом підготовки, на якому засновані всі інші плани. У ньому вказуються види діяльності, терміни та виконавці.
Види діяльності певною мірою пов'язані один з одним. Приклад плану підготовки до ділової бесіди по часу пропонується у вигляді пам'ятної записки з планування окремих великих заходів.
Стратегічний план бесіди представляється собою шляхи і програму дій по досягненню намічених завдань.
Тактичний план бесіди являє собою перелік способів поетапного досягнення цілей, здійснення яких веде до вирішення основних, стратегічних завдань бесіди.
Оперативний план бесіди - це більш низький рівень розробки тактичного плану; в ньому визначається програма дій по кожному окремому пункту бесіди. План інформації та збору матеріалів - найскладніше, критичне ланка в системі планування ділової бесіди. Спочатку ініціатор бесіди шукає джерела інформації, потім вивчає види відомостей, що надходять з цих джерел. І нарешті, він повинен координувати дії інших служб і виконавців, які допомагають йому в зборі матеріалів для бесіди.
План систематизації та відбору робочих матеріалів визначає структуру організації зібраного матеріалу і критерії його відбору. При цьому структура та критерії - поняття, природно, розтяжні.
План викладу за часом визначає рамки робочого плану бесіди. Основою служить час, домовлений при призначенні зустрічі; час бесіди; Цей план розглядається частіше інших.
Робочий план встановлює структуру викладу і бесіди в цілому з урахуванням наяв...
