підготовкою банкету і обслуговуванням гостей, був детально поінформований про особливості даного замовлення.
Замовлення на обслуговування банкетів приймає безпосередньо директор, метрдотель або менеджер з обслуговування банкетів. Замовлення може бути зроблений письмово або усно (телефоном, в результаті візиту). У будь-якому випадку повинні бути погоджені:
дата проведення;
привід для влаштування бенкету;
місце проведення (назва або номер банкетного залу);
час початку і закінчення обслуговування;
кількість учасників;
зразкове меню;
вартість обслуговування однієї людини і всього банкету;
умови оплати;
адреса і телефон замовника.
При прийомі замовлення на банкетне обслуговування замовнику пропонують познайомитися з приміщенням для банкету, погоджують з ним план розміщення столів, місця почесних гостей (якщо це банкет за столом, то план розміщення гостей за кожним столом окремо, виходячи з норми 60-80 см на одну людину), зразкову оформлення банкетного залу.
При замовленні уточнюється, чи буде поданий гостям коктейль-аперитив, чи потрібні квіти для прикраси, музика під час банкету і місце для танців.
Дуже важливо, щоб співробітники, що займаються збутом банкетних послуг, були забезпечені відповідними технічними та наочними засобами, наприклад такими, як:
кольорові слайди, фотографії різноманітних за рівнями цін і комплектацій буфетів, холодних закусок, гарячих і холодних страв, які пропонуються в меню;
зображення різних розстановок столів та стільців;
можливості технічного оснащення заходів комп'ютерами, сценою, танцмайданчиком, освітленням, мікрофонами, музичними інструментами;
фотографії, відеофільми проведених заходів.
Замовлення на банкет може бути прийнятий за багато днів до його проведення. Незважаючи на те, що зразкове меню страв обумовлювалось при прийнятті замовлення, зазвичай його погоджують із замовником повторно за 2-4 дні до бенкету.
При обговоренні меню рекомендується запрошувати шеф-кухаря. Спеціаліст в "кухарський уніформі", вносячи певний рівень довіри, сприяє краще збуту своєї продукції, ніж керівник банкетного відділу.
При обслуговуванні банкетів, що проводяться за особливим приводу (дні народження, весілля, виробничі свято і, ювілеї), повинні складатися відповідні заходу програми.
При організації офіційних банкетів-прийомів питання розміщення учасників бенкету за столом, а отже, і черговості їх подальшого обслуговування надається особливе значення. Повинні дотримуватися такі правила розміщення гостей за столом:
першим вважається місце праворуч від господині прийому банкету, другим - Праворуч від господаря;
у відсутності жінок першим вважається місце праворуч від господаря прийому банкету, другим - зліва від нього;
гість високого рангу може сидіти навпроти хазяїна, в цьому випадку другим буде місце праворуч від ...
