Журнал реєстрації вхідних документів;
. Журнал реєстрації вихідних документів.
У силу того, що реєстрація інформаційних потоків вимагає досить великої кількості часу, у структурі бухгалтерії необхідне введення посади секретаря, в обов'язки якого крім функцій реєстрації вхідних і вихідних документів буде входити і контроль за правильністю та своєчасністю здачі справ а архів.
Крім того в цілях упорядкування первинної документації бухгалтерського обліку пропоную ввести альбом форм бухгалтерських документів, який являє собою підготовлений у відповідності з діючими на підприємстві правилами збірник уніфікованих форм документів, дозволених до застосування структурними підрозділами і посадовими особами підприємства. Застосуйте такого альбому дозволить підвищити ефективність управління бухгалтерською документацією. Альбом містить всі форми документів, що формуються бухгалтерською службою підприємства по об'єктах обліку.
На сьогоднішній день, вважаю за доцільне включення в альбом типових (уніфікованих) форм документів, розроблених на підставі ОКУД.
Наприклад:
Акт прийому-передачі основних засобів за формами: № ОС - 1, № ОЗ - 1а (для введення в експлуатацію будівель і споруд), № ОС - 1б (при одночасному введенні в експлуатацію декількох об'єктів основних засобів ).
Інвентарна картка за формами: № ОС - 6, № ОС - 6а (для групи об'єктів).
Табель обліку робочого часу за формою Т - 13 (при автоматизованому способі ведення обліку).
На підставі альбому рекомендую формувати реєстр форм первинної документації за такою формою, таблиця 3
Таблиця 3
Приблизна форма реєстру форм первинної документації
Найменування формиМомент складання формиКто готовітСогласованіеПодпісь утвержденіеМесто реєстрації Крім того, рекомендую організувати контроль виконання бухгалтерських документів.
Контроль виконання бухгалтерських документів - це комплекс заходів, спрямованих на забезпечення своєчасного, повного та якісного їх виконання.
У комплекс заходів включається:
контроль по суті вирішення питання, виконання доручення;
контроль за термінами виконання завдання.
Контроль по суті питання вирішення питання повинен буде здійснювати керівник організації або головний бухгалтер. Контроль по суті - це оцінка, наскільки правильно, вдало, повно вирішено питання.
Контроль за термінами виконання документів покладається на секретаря, в завдання якого входить:
відстеження ходу і фіксація фактичного виконання вхідних, вихідних і внутрішніх документів, що мають досить важливе значення, зафіксованих вказівок керівництва;
узагальнення відомостей, одержуваних у ході відстеження процесу і результатів виконання, доведення цих відомостей до керівництва в зручному формалізованому вигляді;
вироблення пропозицій щодо прискорення документопотоков і зміцненню виконавської дисципліни
Контроль (за термінами) виконання документів повинен включати в себе кілька послідовних етапів:
постановку документів на контроль;
перевірку своєчасності доведення документів до конкретних виконавців;
попередню перевірку і регулювання ходу виконання;
зняття документів з контролю;
облік і узагальнення результатів контролю виконання документів
Контроль за термінами виконання документів пропоную вести автоматизованим способом, для цього в 1С: Підприємство передбачений спеціальний блок - документаційне забезпечення.
З метою забезпечення збереження бухгалтерських документів пропоную упорядкувати зберігання справ у бухгалтерії.
Для зберігання бухгалтерських документів установа повинна обладнати спеціальні приміщення, сейфи або шафи.
Зокрема, бланки суворої звітності необхідно зберігати в сейфах, металевих шафах або спеціальних приміщеннях, дозволяють забезпечити їх збереження (п. 16 Положення, затвердженого постановою Уряду РФ від 6 травня 2008 року № 359). Документи з грифом «комерційна таємниця» тримають в сейфах.
Інші папери зберігають у спеціальних приміщеннях або закритих шафах під відповідальністю осіб, уповноважених головним бухгалтером. Щоб забезпечити умови для зберігання документів бухгалтерії, установа може організувати архів (п. 2 ст. 13 Закону від 22 жовтня 2004 № 125-ФЗ).
У архів передають документи постійного (вічного) і до...
