ustify"> Інформація про компанію ЛАН СЕРВІС raquo ;. Компанія ЛАН СЕРВІС є авторизованим партнером DIRECTUM в Україні та Молдові. Також компанія пропонує широкий спектр послуг, що включає в себе наступні групи завдань:
бізнес завдання - впровадження та супровід системи електронного документообігу, CRM, портали, спеціалізовані бізнес-додатки;
продаж ліцензійного програмного забезпечення (понад 17 тис. найменувань);
консультації з питань ІТ;
розробка стратегій (безпеки, оптимізації витрат на ІТ, побудова інфраструктури), побудова і проектування корпоративних сервісів;
налагодження та обслуговування обладнання та ін.
При розробці плану СЕД для впровадження програмного продукту в ТОВ «Валга» був зроблений вибір, що в компанію найкраще впровадити систему Directum, він не поступається двом іншим програмам, є більш технологічним і більш привабливим за ціною.
Таким чином, система DIRECTUM за програмою DIRECTUM Standard стане для компаній ТОВ «Валга» потужним інструментом підвищення якості управління та конкурентоспроможності.
Впровадження системи DIRECTUM дозволить отримати максимальний ефект від переходу на електронний документообіг при мінімальних вкладеннях в ІТ-інфраструктуру.
ВИСНОВОК
Проведені дослідження документаційного забезпечення менеджменту в будівельній компанії ТОВ «Валга», а також сформовані рекомендації щодо впровадження інформаційної системи, дозволяють зробити наступні висновки.
) В результаті дослідження системи документообігу в компанії ТОВ «Валга виявлено, що весь процес управління поcтроен на інформації, що є основою все управлінських рішень. Від повноти, достовірності та оперативності надання інформації залежить якість прийнятих рішень і, в кінцевому рахунку, ефективність роботи організації в цілому. Система документообігу полягає в забезпеченні не тільки зберігання документів і роботи з ними, в тому числі пошуку, а й руху документів між підрозділами компанії ТОВ «Валга», групами користувачів або користувачами. При цьому під рухом документів розуміється не їх фізичне переміщення, а передача прав на їх використання повідомленням конкретних користувачів і контролем і виконання.
) Провівши аналіз документаційного забезпечення в ТОВ «Валга» виявлено такі недоліки як:
а) реєстрація документів:
суцільна реєстрація документів протягом декількох років замість реєстрації їх у межах календарного року;
використання однакової індексації для документів різних типів (наприклад, для наказів з основної діяльності та по особовому складу);
відсутність реєстраційних індексів на деяких документах, що підлягають обов'язковій реєстрації (в актах, трудових договорах та ін.);
простановка реєстраційних індексів на документах без занесення відомостей про документ у облікову форму.
б) контроль за виконанням документів;
в) систематизація та зберігання документів.
г) номенклатури справ відсутні, що є грубим порушенням правил відомчого зберігання документів і наводить до багатьох помилок при веденні архівної частини діловодства:
Ще гірше йдуть справи з формулюванням заголовків справ, які не тільки не відповідають пропонованим вимогам, а й просто не дозволяють зрозуміти, які документи підшиті в дану справу.
Перераховані раніше проблеми необхідно усунути, тому що це позначається на роботі організації в цілому
) У результаті аналізу вимог до СЕД для компанії ТОВ «Валга», було виявлено, що при пошуку та виборі програмних продуктів на ринку автоматизованих систем пред'являються такі вимоги як:
гнучкість налаштування та адаптація до особливостей підприємства ТОВ «Валга»;
завершеність програмного продукту - система не вимагає втручання програмістів для її супроводу;
невисока вартість;
платформа повинна містити ефективні інструменти для вирішення різних завдань впровадження, супроводу та розширення інформаційної системи і типові програми.
надійне зберігання документів та їх описів;
забезпечувати життєвий цикл документа (його створення, зберігання версій, публікація, блокування доступу до вилученої з документом, передача документа для зберігання в архіві);
допускати завдання користувачем різних типів документів, створення і редагування карток для них;
підтримувати ієрархію категорій для ефективного пошуку документа;
...
