но включити такі підрозділи:
Питання діяльності організації, які підлягають обов'язковому документуванню;
Види документів, що використовуються для документування організаційної, розпорядчої, інформаційно-довідкової діяльності;
Загальні правила документування;
Правила підготовки окремих видів документів, включаючи порядок візування, узгодження, підписання та затвердження;
Розділ «Організація документообігу» містить:
Принципи організації документообігу;
Порядок прийому, обробки та розподілу вхідних документів;
Порядок передачі документів всередині організації;
Порядок підготовки та обробки вихідних документів;
Порядок обліку кількості документів;
Реєстрація документів;
Організація довідкової роботи.
Розділ «Документальний фонд» включає:
Розробка і ведення номенклатури справ;
Формування справ та їх поточне зберігання;
Підготовка документів і справ до передачі на архівне зберігання;
Знищення документів і справ з термінами зберігання,;
Передача справ на архівне зберігання.
Розділ «Особливості роботи з електронними документами». У цьому розділі встановлюється порядок створення, отримання, обробки, зберігання та використання електронних документів в умовах застосування відомчої системи електронного документообігу, а також порядок відправки, отримання та реєстрації електронних повідомлень.
Розділ «Робота виконавця документа». У цьому розділі встановлюються правила роботи виконавців з документами.
Розділ «Виготовлення, облік, використання та зберігання печаток, штампів і бланків документів» встановлює порядок роботи з печатками і штампами, а також порядок їх обліку, зберігання та використання. Якщо в організації застосовуються бланки документів, виготовлені друкарським способом, то необхідно регламентувати і порядок обліку бланків.
Нормативні положення інструкції доповнюються додатками. У додатках до інструкції, як правило, поміщають:
зразки бланків документів;
зразки оформлення основних видів документів (наказ, розпорядження, протокол, діловий лист тощо);
перелік нерегістріруемих документів;
перелік затверджуваних документів;
перелік документів, що завіряються печаткою організації;
форми журналів і карток, використовуваних для реєстрації та обліку документів, ведення довідкової роботи за документами;
форму номенклатури справ, зразок оформлення обкладинки справи, форми описів справ та ін
Окремі положення інструкції з ДОУ можуть доповнюватися і конкретизуватися в інших інструкціях, правилах, положеннях, регламентах, присвячених окремим напрямкам роботи з документами.
Інструкція затверджується наказом керівника організації. Наказ повинен містити пункти впроваджувального характеру, в яких даються відповідні доручення службі ДОП та керівникам інших ст...
