ізація просторового середовища
очікуваний результат.
Найпоширенішим контактним методом є розмова. У діловій розмові варіюються ясно осмислені цілі, несвідомі мотиви. На відміну від бесіди розмова являє собою форму ситуаційного контакту. Мета такої комунікації - обмін інформацією з конкретного питання. Учасників, як мінімум, двоє, регламент залежить від ступеня важливості предмета і від можливості учасників розмови. Комунікативні засоби, як правило, типові для будь бесіди: обмін репліками, запитаннями та відповідями, думками та оцінками.
Ситуаційний контакт зазвичай включає наступні елементи:
звернення;
запит (питання, затребування інформації або опис ситуації);
відповідь (подання інформації або опис ситуації);
узгодження дій (взаємодія);
очікуваний результат (спільні акції, домовленості, рішення).
Щоб досягти очікуваного результату, необхідно, щоб всі компоненти розмови були обгрунтовані і мотивовані, а просторова середу організована таким чином, щоб не було зовнішніх перешкод і при необхідності була збережена конфіденційність (без свідків).
Ефективність розмови, як і всіх комунікативних жанрів, може залежати не тільки від компетентності його учасників, але і від манери триматися, рухатися, мовної культури та вміння слухати, самоврядування і здібності вести свою лінію raquo ;, формулювати власне судження, обгрунтовувати заперечення.
Ділова бесіда
До основних функцій будь-якої ділової бесіди можна віднести наступні:
початок інноваційних заходів і процесів;
контроль і координування вже початих заходів, акцій;
обмін інформацією;
взаємне спілкування працівників однієї організації, міжособистісні та ділові контакти;
підтримання ділових контактів з партнерами в зовнішньому середовищі;
пошуки, висунення і оперативна розробка нових ідей і задумів;
стимулювання руху людської думки в нових напрямках.
Як правило, ділові бесіди плануються заздалегідь. У процесі підготовки визначається предмет бесіди, коло питань, яке доцільно обговорити, основні наміри, які необхідно здійснити. При проведенні бесід часто використовуються різноманітні документи і матеріали, їх також потрібно заздалегідь підготувати. Особливу увагу слід приділити відпрацюванню ходу бесіди: продумати питання, які необхідно задати співрозмовнику; визначити бажаний кінцевий результат; встановити регламент і місце проведення бесіди; визначити її стратегію і тактику. З іншого боку, не можна перебивати мову співрозмовника; негативно оцінювати його висловлювання; підкреслювати різницю між собою і партнером; різко прискорювати темп бесіди; вторгатися в особисту зону партнера; намагатися обговорювати питання, не звертаючи уваги на те, що партнер збуджений; не хотіти зрозуміти психічний стан партнера в момент співбесіди.
Правильне проведення ділових бесід сприяє приросту продуктивності праці на 20-30%. Деякі фірми за кордоном мають у своїх штатах фахівців-беседчіков, ідеально володіють мистецтвом ділової бесіди.
Ділова бесіда складається з п'яти фаз:
1. початок бесіди;
2. передача інформації;
. аргументування;
. спростування доказів співрозмовника;
. прийняття рішень.
Дуже важливою частиною бесіди є її початок. Ініціатору бесіди потрібно виробити правильне і коректне ставлення до співрозмовника, так як початок бесіди - це міст між партнерами по ділової комунікації.
Завдання першої фази бесіди: встановлення контакту зі співрозмовником; створення приємної атмосфери для бесіди; привернення уваги до предмету співбесіди; пробудження інтересу до бесіди; перехоплення ініціативи (у разі необхідності).
Дослідниками виділено чинники, що дозволяють діловій розмові пройти успішно:
професійні знання дають можливість для реалізації високої об'єктивності, достовірності і глибини викладу інформації, а також для володіння ситуацією;
ясність дозволяє пов'язати факти і деталі, уникнути двозначності, плутанини, недомовленості;
наочність - максимальне використання ілюстративних матеріалів (документів, інформаційних джерел, таблиць, схем та ін.), загальновідомих асоціацій і паралелей - знижує абстрактність викладу інформації;
постійна спрямованість - слід постійно тримати в голові...
