окумента - НАКАЗ. У число обов'язкових реквізитів наказу входять:
найменування організації (підрозділу);
назва виду документа;
дата і номер документа;
заголовок;
підпис.
Накази з особового складу ведуться окремо від наказів по основній діяльності. Як правило, в їх тексті відсутній констатуюча частина і ключове слово НАКАЗУЮ. Кадрові накази починаються зі слів: ПРИЙНЯТИ, ПРИЗНАЧИТИ, перевести, звільнити, ЗМІНИТИ (прізвище), НАДАТИ (відпуск), відрядженим та т.д.
Серед документів з організації трудових відносин між роботодавцем і працівником найважливіше місце відводиться трудовим договором.
Особова картка працівника - документ, що забезпечує аналіз складу і обліку руху кадрів. У ньому містяться необхідні відомості про працівника. Особисті картки оформляються в кадрових службах на всіх працівників, прийнятих на постійну, тимчасову або сезонну роботу.
Ведення особової картки здійснюється відповідно до Інструкції щодо застосування і заповнення форм первинної облікової документації.
Особова картка (форма № Т - 2) заповнюється після підписання керівником організації наказу про прийом громадянина на роботу. В умовах функціонування автоматизованих систем управління в якості вхідної форми використовується машинно-орієнтований варіант цієї картки (форма № Т - 2А).
Особова картка заповнюється працівником кадрової служби в одному екземплярі. Усі записи в особовій картці формулюються повністю, без скорочень. Підставою для записів є відповідні документи (паспорт, трудова книжка, військовий квиток, документи про освіту та ін.). В особистих картках повинні своєчасно відображатися всі подальші зміни в анкетному-біографічних та облікових даних працівника.
Для державних і муніципальних службовців особисті картки (№ Т - 2ГС) мають деякі відмінності від загальноприйнятих форм.
Особисті картки зберігаються в архіві окремо від особистих справ. Особиста справа являє собою сукупність документів, підшиваються в папку в хронологічному порядку, які містять найбільш повні відомості про працівника і його трудової діяльності. Воно оформляється кадровою службою після видання наказу про прийом на роботу.
Найбільш важливими документами особової справи працівника є особовий листок з обліку кадрів та доповнення до особового листка. У деяких організаціях їх замінюють оформляються за стандартним варіантом анкети.
Оскільки особиста справа має тривалий термін зберігання (відповідно до Переліку документів із зазначенням термінів зберігання - 75 років), в них не рекомендується вносити документи другорядного значення, що мають тимчасові (до 10 років включно) терміни зберігання.
Документи, що надходять до особової справи, як правило, розташовуються в хронологічному порядку. Особові справи зберігаються в спеціальних сейфах (шафах), і відповідальність за їхнє ведення та збереження несе безпосередньо керівник відділу кадрів (кадрової служби) або інспектор з кадрів (персоналу).
Основним документом про трудову діяльність і трудовий стаж працівника є трудова книжка. Форма, порядок ведення і зберігання трудових книжок, а також порядок виготовлення бланків трудових книжок встановлюються Правилами ведення і зберігання трудових книжок. У трудову книжку вносяться відомості про працівника, тією роботі, перекладах на іншу постійну роботу, про звільнення працівника, а також підстави припинення трудового договору та відомості про нагородження за успіхи в роботі. Відомості про стягнення до трудової книжки вносяться лише в тому випадку, якщо дисциплінарним стягненням є звільнення.
2. Документування оцінки діяльності персоналу
Оцінка діяльності персоналу здійснюється:
при проведенні атестації;
при присвоєнні кваліфікаційних розрядів;
при винесенні стягнень;
при видачі на прохання працівника характеристики або рекомендаційного листа.
Документаційне супровід роботи атестаційної комісії включає:
правовий акт державного органу, що містить положення про формування атестаційної комісії; про затвердження графіка проведення атестації; про складанні списків цивільних службовців, які підлягають атестації; про підготовку документів, необхідних для роботи атестаційної комісії;
графік проведення атестації, в якому зазначаються: найменування державного органу, підрозділу, в яких проводиться атестація; список цивільних службовців, які підлягають атестації; дата, час ...
