итання. Це правило стосується і керівників. У списку учасників вказуються прізвища, імена та по батькові осіб, займані посади, що подаються ними установи, організації, фірми і найменування документів, що підтверджують їх повноваження вести переговори і приймати рішення. Назва представленої фірми може при необхідності замінюватися її умовним позначенням.
Документом, що підтверджує повноваження особи (якщо це не перший керівник) при веденні переговорів і прийнятті рішень з конкретного питання, може служити лист, припис, довіреність представленої особою фірми, рекомендаційний лист авторитетного юридичного або фізичної особи, письмову відповідь фірми на запит про повноваження представника, в окремих випадках - телефонне чи факсимільне підтвердження повноважень першим керівником представленої фірми. Ці документи передаються учасниками наради відповідальному організатору безпосередньо перед початком нарадах ня для подальшого включення їх референтом в справа, що містить всі матеріали по даному наради або переговорів.
Будь-яке конфіденційне нарада організовується в спеціальному (виділеному) приміщенні, що має ліцензію на проведення подібного заходи і, отже, обладнаному засобами технічного захисту інформації. Доступ в такі приміщення співробітників фірми і представників інших фірм і організацій дозволяється керівником служби безпеки.
Перед початком конфіденційного наради співробітник служби безпеки зобов'язаний переконатися у відсутності в приміщенні несанкціоновано встановлених аудіо-та відеозаписувальних або передавальних пристроїв та в якісній роботі засобів технічного захисту на всіх можливих каналах витоку інформації. Приміщення повинно бути обладнане кондиціонером, так як відкриття вікон, дверей в ході наради не допускається. Вікна закриваються світлопроникними шторами, вхідні двері обладнується сигналом, оповіщає про її нещільному закритті, З метою звукоізоляції доцільно мати подвійні двері (тамбур) або зашторювати двері звуковбирною тканиною.
Проведення наради в непристосованих і не обладнаних відповідним чином приміщеннях фірми (крім кабінету першого керівника) не дозволяється.
Доступ учасників конфіденційного наради в приміщення, в якому воно буде проводитися, здійснює відповідальний організатор наради під контролем співробітника служби безпеки відповідно із затвердженим списком і що висуваються учасниками персональними документами. Перед початком обговорення кожного питання склад присутніх коригується. Знаходження (очікування) в приміщенні осіб, у тому числі співробітників даної фірми, що не мають відношення до обговорюваного питання, не дозволяється.
Хід конфіденційної наради документується одним з готували його співробітників або секретарем-стенографісткою. На закритих нарадах з підвищеним рівнем конфіденційності цю роботу виконує безпосередньо відповідальний організатор наради. Складається протокол (стенограма) повинен мати гриф конфіденційності необхідного рівня та оформляти...
