ся в стенографічною зошити, зареєстрованої референтом.
Доцільність запису учасниками ходу наради визначає керівник, який організував нараду, виходячи з змісту інформації, яка оголошується. Керівник має право не дозволити учасникам наради вести які-небудь записи або санкціонувати ведення цих записів на аркушах паперу, зареєстрованих референтом, з подальшою здачею їх цій особі та доставкою кур'єрами фірми за місцем роботи учасників наради.
Учасникам конфіденційної наради, незалежно від займаної посади і статусу на нараді, що не дозволяється:
- вносити до приміщення, в якому проводиться нарада, фото-, кіно-і відеоапаратуру, комп'ютери, магнітофони, плеєри, диктофони, радіоприймачі, радіотелефони і іншу апаратуру, користуватися нею;
- робити виписки з документів, що використовуються при вирішенні питань на нараді і мають гриф обмеження доступу;
- обговорювати питання, винесені на нараду, в місцях загального користування;
- інформувати про нараду (питаннях порядку денного, склад учасників, час і місце проведення, ході обговорення питань, зміст рішень і т. п.) будь-яких осіб, які не пов'язаних з проведенням даної наради, у тому числі співробітників фірми.
Учасники наради, помічені в несанкціонованої аудіо-чи відеозапису, використанні засобів зв'язку, фотографуванні, позбавляються права подальшої присутності на нараді. За фактом складається акт, копія якого направляється фірмі, представником якої є дана особа, або передається першому керівнику фірми - організатора наради, якщо ця особа є співробітником останньої. Одночасно носій несанкціоновано записаної інформації передається референту для обліку та зберігання (або знищення). Пристрій запису повертається власнику. Учасники наради не можуть оголошувати більший об'єм цінних відомостей, ніж це було встановлено при підготовці наради, або повідомляти відомості, які не відносяться до обговорюваного питання. Склад оголошуваних відомостей регламентується керівником, організували нараду.
По закінченні конфіденційної наради співробітник служби безпеки оглядає приміщення, замикає, опечатує і здає під охорону.
Документи, прийняті на нараді, оформляються, підписується вають, при необхідності розмножуються і розсилаються (Передаються) учасникам наради у відповідності з вимогами по роботі з конфіденційними документами фірми. Усі примірники цих документів повинні мати гриф обмеження доступу. Розсилати документи, що містять строго конфіденційну інформацію, не дозволяється.
При проведенні переговорів по висновком, продовженню або припинення якого договору (контракту) повинні дотримуватися деякі додаткові вимоги, дотримання яких контролює референт.
У процесі підготовки переговорів спочатку необхідно з'ясувати наміри організації або фірми, з якою передбачаються переговори. Якщо це маловідома фірма, то доцільно отримати про неї детальну інформацію, щоб уникнути помилкового вибору партнера або ...
