рішній електронний документообіг, так і в країні (зовнішній електронний документообіг). Регламентації електронного документообігу визначаються Законом "Про електронні документи та електронний документообіг", наприклад, в Україні або Законами про "Електронному документообіг" і "Електронного цифрового підпису" у Росії. Але, на жаль, ці Закони насилу пробивають собі дорогу в "життя". p align="justify"> Відсутність атрибутів, які аналогічних атрибутам паперових документів, можливість модифікації документів і одночасне існування багатьох однакових копій документа обумовлює необхідність введення якихось реквізитів і для електронних документів. Основними реквізитами є дата і електронний цифровий підпис (ЕЦП). p align="justify"> ЕЦП захищає електронний документ від підробки за допомогою закритого ключа. Для перевірки ЕЦП використовується відкритий ключ. Так як при документообігу передбачається застосування ЕЦП як фізичними, так і юридичними особами, потрібно наявність органу, який буде ідентифікувати власника ЕЦП та засвідчувати його відкритий ключ. В якості такого органу виступають засвідчують центри, що створюються за зверненням користувачів закриті та відкриті ключі ЕЦП, припиняти і відновлювати дію сертифікатів ключів підписів, провідні реєстр сертифікатів. p align="justify"> Як було сказано вище, під електронним документом розуміється паперовий документ, який введено в пам'ять комп'ютера на підставі встановлених правил або отриманий по каналах передачі даних із зовнішнього середовища.
Впровадження системи електронного документообігу забезпечує більш ефективне управління документів за рахунок автоматичного контролю їх виконання, прозорості діяльності підприємства. При цьому підтримується накопичення, управління і доступ до інформації і знань, а також ведеться протоколювання діяльності підприємства в цілому. p align="justify"> Також оптимізуються бізнес-процеси, автоматизується механізм їх виконання та контролю, скорочується оборот паперових документів і здешевлюється їх зберігання.
2. Функції системи електронного документообігу
У функцію систем електронного документообігу входять:
. Зберігання електронних документів в архіві. Носії електронних документів мають характер двох параметрів: вартість зберігання 1 мегабайта інформації; швидкість доступу до інформації. Завдання полягає в тому, щоб вибрати оптимальний носій. p align="justify">. Організація пошуку документів. Є два типи пошуку документів:
атрибутивний пошук, де кожному документу присвоюється набір індентіфіцірующіх його атрибутів. Пошук документів відбувається на основі порівняння значень таких атрибутів зі значеннями в документах, які знаходяться в архіві. У ролі атрибутів можуть виступати: код постачальника; код або прізвище службовця; час створення документа та багато іншого;
повнотекстовий пошук, коли д...
