окумент відшукується за словами, які входять в сам документ.
Для пошуку відомого документа застосовується атрибутивний пошук, а для невідомого-повнотекстовий.
. Підтримка захисту документів від несанкціонованого доступу. Будь-який документ повинен мати список користувачів, які мають право доступу до нього. p align="justify">. Маршрутизація і передача документів. Документи поділяються за типами носіїв інформації. Є три типи носіїв:
а) папір;
б) мікрофіші (з точки зору пошуку вони трохи відрізняються від паперу, проте займають мало місця);
в) електронні носії-жорсткі диски, оптичні диски, магнітооптичні диски.
Від моменту першого запису до їх здачі в архів документи проходять різні перетворення.
Документи можуть перебувати одночасно в кількох видах, при цьому переходячи з одного виду в інший. У якому вигляді може зберігатися документ, залежить від обмежень, які накладаються користувачем на вартість і час пошуку документа, у тому числі від вартості передачі документа від одного робочого місця до іншого. p align="justify"> Одна з головних функцій системи документообігу полягає в маршрутизації контролі виконання. Маршрутизація повідомлень у системі електронного документообігу-це побудова схеми на основі якої вони передаються з одного робочого місця на інше. p align="justify"> Існують 4-ре системи маршрутизації:
Вільна маршрутизація-послідовна або паралельна. При послідовної маршрутизації документ проходить шлях від одного користувача до іншого, а при паралельній він одночасно надходить до декільком користувачам. p align="justify"> Вільна маршрутизація з контролем виконання. Під контролем мається на увазі:
а) контроль доставки документа;
б) контроль виконання (видача сповіщення про те, що завдання виконано);
в) моніторинг завдання (хто і що зараз робить із завданням).
Маршрутизація за раніше визначеними маршрутами з контролем виконання і Система електронної пошти.
3. Цифрові аргументи
На підставі даних журналу ASAP, щорічно в світі з'являється близько 6 млрд. нових документів. Так, лише в США щодня створюється більше 1 млрд. сторінок документів, а в архівах зберігається вже більше 1,5 трлн. різних документів. За прогнозом того ж журналу ASAP, до 2004 року лише близько 30% корпоративної інформації залишилося в паперовому вигляді, а 70% інформації стало зберігатися в електронному вигляді. За даними Siemens Business Services:
- 30% часу робочих груп витрачається на пошуки та узгодження документів;
6% документів безповоротно губляться;
кожен внутрішній документ копіюється до 20 разів;
п...
