'єктами підвищеної небезпеки.
. 3 Організація кадрового документообігу
Для будь-якої організації, підприємства, установи дуже важливо забезпечити впорядковане зберігання, використання і забезпечення схоронності документів, що створюються і надходять в організацію. Документи не тільки мають юридичне значення, але і є носієм інформації про всієї попередньої діяльності організації та її взаємозв'язках з іншими організаціями. Їх використання істотно підвищує якість і оперативність підготовки нових документів, виключаючи трудовитрати на повторну підготовку однотипних документів.
Номенклатура справ - це систематизований перелік заголовків справ, що заводяться в діловодстві організації, із зазначенням термінів зберігання, оформлений в установленому порядку.
Номенклатура справ - це оформлена відповідним чином зведена відомість заголовків справ, що ведуться в організації протягом року.
Розрізняють 3 види номенклатури справ:
· типова;
· приблизна;
· конкретна.
Типова і приблизна номенклатури справ є систематизованими списками уніфікованих заголовків справ, що заводяться в діловодстві певної категорії організації з однотипним складом утворюються в процесі їх діяльності документів, тобто це методичні посібники, призначені для спрощення процесу складання індивідуальної номенклатури справ.
Конкретна номенклатура справ - це систематизований перелік конкретних заголовків справ, намічених до закладу в діловодстві однієї організації в певному календарному році, відповідно до завдань, виконуваними організацією в даному році.
Документи облікової кадрової документації виконують функцію персонального обліку працівників, тобто вони формують базу персональних даних працівників організації. Під персональними даними працівника розуміється інформація, що стосується конкретного працівника, яка необхідна роботодавцю у зв'язку з реалізацією трудових правовідносин. Інформація, фіксуються в документах цього комплексу, виходить при первинній реєстрації і наступному оновленні персональних відомостей (вторинна кадрова документація).
У кадровому документообіг важливу роль відіграє вторинна кадрова документація, яка дозволяє впорядкувати документи, забезпечити оперативн?? е зберігання і ефективний пошук кадрових документів.
У вторинній кадрової документації виділяють реєстраційні журнали. З урахуванням різної організації праці виділяють:
· журнал урахування сумісників;
· журнал обліку заохочень та стягнень;
· журнал реєстрації наказів про навчальні відпустки, відпустках без збереження заробітної плати та інше;
· журнал обліку лікарняних листів та інше.
Реєстрація документів - це присвоєння документу реєстраційного номера та внесення даних про документ у реєстраційно-облікову форму.
Призначення обліку документів в організації - це надання їм юридичної сили і дублювання інформації. Дублювання інформації допомагає полегшити пошук документів, також підвищує рівень збереження інформації. Облік документа з проставленням реєстраційного номера і дати реєстрації надає йому юридичну силу, що може виявитися немаловажним у разі виникнення трудового спору з працівником.
Отже, всі аспекти діяльності з управління персоналом організації документуються. Таким чином, кадрові документи виступають способом і засобом реалізації управлінських функцій у сфері управління персоналом. Значна частина документів з особового складу оформляється за допомогою типових уніфікованих форм.
Щоб полегшити роботу з кадровою документацією існують комп'ютерні програми.
Основні можливості, які повинна надавати програма:
· відстеження і оперативне внесення всіх змін в структуру організації, створення наказів про внесення змін до штатного розпису;
· повний облік інформації про співробітників та їх розстановці;
· ведення кадрової документації, напівавтоматичне формування документів з особового складу, включаючи накази по особовому складу;
· висновок даних про співробітника на друк за формою Т - 2, роздруківка інших форм документів;
· ведення звітності відповідно до вимог трудового кодексу та Держкомстату;
· ведення бази даних про претендентів, як кадровому резерві на висунення всередині організації, а також про претендентів, на основі представлених резюме, результатів співбесіди і тестування;
· реєстрація руху ...
