і, але також і конкуренти. Більше того, можливо, що продукт або послуга, яку експонент збирається просунути, потребує виявленні і розкритті на початковій, вступної стадії лише для купки ключових покупців. У такому випадку стандартне виставкове участь може не бути необхідним і не рекомендується з міркувань витрат і ринкової безпеки.
4. Організація участі у виставці
Участь фірми у виставці вимагає серйозної роботи - аналітичної, планової, організаційної; контролю і регулювання задовго до початку і довго після закінчення виставки.
В ідеалі підготовка до участі у виставці повинна починатися за 12 місяців (іноді і більше) до відкриття виставки. Участь фірми в виставці слід розглядати як проект - комплекс взаємопов'язаних робіт, спрямований на досягнення конкретної мети, що використовує обмежені ресурси. Роботу з реалізації цього проекту керівництво фірми має покласти на відповідального менеджера з числа старших керуючих або на зовнішнього консультанта.
Відповідальний менеджер повинен бути наділений повноваженнями і правом прийняття рішень щодо всіх питань експонування. До цих питань відносяться:
Площа, необхідна експоненту для представлення товарів і послуг. Для цього треба вирішити - що експонувати; як експонати можна розмістити в просторі і знати, скільки коштує квадратний метр площі.
Розробка бюджету проекту.
- питай відвідувача - для якої компанії він працює і яка його роль в компанії;
- забезпеч можливість надання додаткової інформації;
носи символіку/значок своєї компанії;
розмовляй з усіма, хто приходить до твого стенду;
давай відвідувачеві достатньо часу для прочитання специфічних пунктів, що цікавлять його,
якщо ти зайнятий з одним відвідувачем, посміхнись або кивни, вітаючи прибуття нового відвідувача;
-уяви відвідувачів відповідним членам твоєї компанії, використовуючи назву їх компанії, а також їх імена
Існують також правила, щодо того, чого слід уникати персоналу у стенду:
НЕ носись на дорозі у відвідувачів, дай їм підійти до стенду;
Не стій, базікаючи на кутах з іншими співробітниками;
НЕ розсиджуватися, постійно курячи або попиваючи кави;
не лишай відвідувачів одних на тривалий час;
не питай просто - чи можу я вам допомогти? Задавай відкриті питання, тобто що вимагають розгорнутої відповіді;
Не обіцяй вислати літературу, при цьому забуваючи виписати листок із запитом;
Не стій, схрестивши руки на грудях і люто дивлячись на відвідувачів;
не збирається у групи з іншими членами штату;
Не стій в позиції, яка блокує доступ до твого стенду;
НЕ розсиджуватися, читаючи газети;
не дозволяйте відвідувачам відчувати себе перешкодою. Персонал біля стенду повинен завжди виглядати ентузіастічно. Продажі можуть бути втрачені, якщо персонал накидається на відвідувачів, що підходять до стенду, а також якщо відвідувачів надають самим собі.
Підготовка матеріалів для каталогу виставки (Як правило, за кілька місяців до початку виставки). p> Планування перевезення експонатів і стендів, розміщення співробітників.
Організація освітлення участі вашої фірми у виставці в спеціальній та місцевій пресі. Для цього необхідно підготувати і розіслати прес-релізи.6. Підготовка і роздрук запрошень відвідувачам, в появі яких учасник зацікавлений. При цьому використовується пряма розсилка - у тому числі, до університетів, громадські організації. Організатори виставок у США, наприклад, поміщають в центральних або спеціалізованих газетах безкоштовні (або дають знижки до ціни квитка) купони для відвідувачів, які працюють в державних організаціях або зайнятих в конкретній сфері.
Ведення робіт за проектом участі фірми у виставці вимагає складання відповідного графіка та контролю його виконання.
У день відкриття виставки або напередодні організатори приймають представників преси. Потрібно бути готовим прийняти їх і у. вашої експозиції, допомогти зробити знімки або відеозапис вашої експозиції. На більшості виставок працює прес-центр, звідки учасники можуть поширювати прес-релізи.
Компанії можуть проводити колективні експозиції, отримавши підтримку урядових структур, торговельних асоціацій. В Англії, наприклад, уряд заохочує виставкову діяльність, сприяє експорту англійських товарів.
Організація власної виставки компанії вимагає виконання всіх організаційних робіт самою компанією:
генерування і розробка ідеї експонування;
вибір місця (павільйон під відкритим небом, приміщення публічної бібліотеки, виставковий або конференц-зал сучасного готелю, торговий зал великого універмагу)
плакірованіе експозиції - стенди, ширми і екрани;;
управління потоком відвідувачів;
прийом важливих гостей і знаменитостей;
забезпечення роботи прес-центру;
організація рекла...
