овому складу. Переважна частина цих документів втрачає своє оперативне і довідкове значення через певний період - від одного до п'яти років. Це документи оперативної і бухгалтерської звітності та обліку, листування з поточного ремонту, з постачання і багатьом іншим питанням, що не відображає основну діяльність організації.
Повторення і поглощаемость інформації. Цей критерій застосовується в основному при експертизі поточної, планової та звітної документації. Наприклад, вміст місячних звітів поглинається квартальними; зміст квартальних звітів поглинається річним звітом.
Звіти структурних підрозділів поглинаються звітом організації, звіти підвідомчих організацій поглинаються зведеним звітом вищестоящої організації і т. д.
Критерії оцінки зовнішніх особливостей документа - це юридична достовірність (наявність підписів, дат, резолюцій, печаток), особливості передачі тексту, матеріального носія документа і його фізичного стану. До критеріїв зовнішніх особливостей відносяться:
форма фіксування і передачі змісту;
посвідчення та оформлення документа;
фізичний стан документа.
Розглянемо деякі критерії:
. Значимість установи або особи, в результаті діяльності яких створені документи. У процесі діяльності товариства створюється величезна кількість установ, організацій і підприємств з різноманітними функціями. Це органи влади і управління, промислові, сільськогосподарські, транспортні, торгові підприємства, науково-дослідні та проектні інститути, установи культури, громадські, кооперативні, акціонерні, навчальні та інші організації. Цінність комплексу документів, створеного в кожному з них, визначається значимістю цієї установи в системі управління, науки, народного господарства та ін. Тому відбір документів на державне зберігання проводиться з установ, що грають найбільш важливу роль в житті суспільства.
. Значимість змісту документів. У загальному масиві документації є документи, що відображають діяльність установи, і документи, що грають допоміжну роль, потрібні для поточної (оперативної) роботи установи.
. Час і місце освіти документів. Цей критерій є важливим для експертизи. В історії нашого суспільства були періоди, насичені подіями особливої ??важливості. Це періоди війн, революцій, реконструкції народного господарства. При оцінці документів, створених в особливі періоди історії, важливу роль відіграє і місце їх створення. Критерій часу і місця створення документа припускає сукупну оцінку декількох характеристик ретроспективної інформації: її оригінальність, достовірність, історичну значимість. Одномоментність проходження події і його документування підвищує достовірність інформації. Протоколи, стенографічні звіти, аудіовізуальні записи покликані найбільш повно і точно відображати характер і послідовність дій, процесів і явищ. Документи, більш віддалені від часу подій, можуть містити різноманітні об'єктивні та суб'єктивні спотворення і неточності. У той же час - «велике бачиться на відстані». Часом віддаленість і відстороненість автора документа від описуваних подій дозволяє йому акцентувати увагу на ключових або найбільш значущих моментах, які стають очевидними лише з часом, при розгляді об'єкта в ширшому подієвому контексті. Все це робить необхідним при проведенні експертизи цінності вдаватися до таких источниковедческим поняттям як «авторство», «першоджерело», «протограф» і т.п.
. Справжність і копийность документів. При відборі на зберігання перевага завжди віддається справжнім документами. Згідно ГСДОУ, копії документів, що відправляються установами, повинні бути завірені, мати номер і дату. Працівники служби діловодства повинні своєчасно оформляти копії документів, особливо документів постійного строку зберігання. Це необхідно для їх майбутнього використання.
. Юридичну силу мають головним чином правильно оформлені документи (оригінали). Іноді юридичною силою володіють і копії, але за умови правильно оформлених реквізитів. Тому так важливо правильно оформляти документи в процесі діловодства.
. Дублетність документів. Цей критерій відіграє велику роль при відборі документів на державне зберігання у зв'язку з широким розповсюдженням дублетних документів. Дублетних документ - це один з розмножених примірників оригіналу. Вони бувають машинописні, у вигляді ксерокопій, видрукувані на ротаторі, ротапринті, виконані за допомогою іншої розмножувальної техніки. Якщо матеріали установ передаються в різні архіви (наприклад, фонд вищестоящої установи знаходиться в Російському державному архіві економіки, а підвідомчого - в обласному архіві), то така дублетність в масштабі Архівного фонду країни представляється доцільною.
. П...
