ості та забезпечення доступу до цієї бази.
У багатьох організаціях інформація далеко не відповідає всім Вимогами. Часто функцію Постачальника ІНФОРМАЦІЇ »беруть на себе деякі фахівці. Такі незамінні кадри є в будь-якій організації, и Втрата Такої людини завдає Компанії Великої Шкода.
Проблеми більшості організацій полягають у Наступний:
відсутня об'єктивна інформація про діяльність організації в цілому, ее Підрозділів и працівніків;
Неможливо з'ясувати нас немає події: хто був ініціатором, на якіх підставах, чому и ким були Прийняті певні решение;
Важко найти документ І. отріматі дані про їх Існування;
доладно отріматі з наявних документів потрібну інформацію;
повільній процес документообігу з ВТРАТИ ВАЖЛИВО ПАПЕРІВ;
наявність дублюючіх або суперечлівіх документів;
Порушення термінів при підготовці документів.
Із-за того, что в подібніх сітуаціях відсутній оперативний доступ до 80-90% ІНФОРМАЦІЇ, компанія не в змозі Здійснювати своєчасні Дії. У результаті - Втрата можливіть и зниженя доходу.
Документообіг - це рух документів з організації з моменту їх Отримання чі Утворення до завершення Виконання чі відправкі. Чи правильна організація секретарем документообігу спріяє оперативному ПРОХОДЖЕННЯ документів в апараті управління, пропорційному Завантажени Підрозділів та посадових ОСІБ, что позитивно впліває на процес управління в цілому.
Документообіг на підпріємстві здійснюється у вігляді потоків документів, что ціркулюють между пунктами ОБРОБКИ (керівнікі встанови та Підрозділів, спеціалісти, службовці) та пунктами технічної ОБРОБКИ самих документів (експедиція, друкарське бюро ТОЩО). Вимоги до потоків документів наступні:
рух документів винен віключаті непрямі маршрути;
принцип однократного перебування документа в одному структурному підрозділі чи в одного Виконавця.
Вимоги до раціоналізації організації документообігу та напрями его удосконалення наведені на рис. 3.1.
Рис.3.1. Вимоги до раціоналізації організації документообігу
Існує чітка система послідовніх операцій з документами:
приймання та реєстрація;
Розгляд керівніком;
порядок проходження в організації;
Виконання;
контроль Виконання;
Формування справ;
Організація документообігу значний мірою залежиться від ОБСЯГИ кореспонденції. ОБСЯГИ документообігу є одним з найважлівішіх Показників управлінської ДІЯЛЬНОСТІ ПІДПРИЄМСТВА. Прийом и опрацювання вхідніх документів здійснює секретар-референт. Документи, что надходять на предприятие, проходять Такі етапи:
первинне опрацювання;
Попередній Розгляд;
реєстрація;
Розгляд документів керівніцтвом;
направлення на Виконання;
контроль Виконання;
Виконання документів;
...
