ююче або завершальне зауваження; варто піднятися з-за столу, підійти до відвідувача і проводити до дверей; можна віддати розпорядження секретарю про те, щоб він тактовно перервав розмову, нагадуванням наступної зустрічі; стоїть перед початком розмови і після розгляду головних проблем нагадати відвідувачу про те, що він не один прийшов на прийом.
Організація і проведення нарад.
Фахівці вважають, що 90% плідних ідей виникають при обміні і зіткненні думок, які проявляються в такій формі колективного пошуку рішень як нараду. Тому керівнику, організуючим наради зі своїми співробітниками (як правило це начальники відділів), можна звернути увагу на такі моменти:
нарада - робота «колективного розуму» і тому дріб'язкові питання на ньому не варто обговорювати (краще розмножити і розіслати співробітникам письмову інформацію, яка ефективніше усній і економить час);
час наради варто визначити заздалегідь. Позапланові наради знижують культуру ділового взаємодії, позбавляють їх учасників можливості ефективно координувати свій робочий час. Проблемні наради краще скликати в середині тижня, коли спостерігається найвища продуктивність праці, інструктивні та оперативні - в понеділок або в кінці тижня. Крім того наради краще проводити в другій половині дня.
ознакою поганого тону є запрошення учасників на нараду по телефону, коли секретар толком не знає його мета і повістку. Тому запрошувати співробітників краще за допомогою письмових запрошень;
докладна повістка наради, прізвища доповідачів, кількість і імена запрошених на обговорення і його тривалість, заздалегідь повідомлені його учасникам у письмовому вигляді, скорочують його тривалість;
оптимальну кількість учасників наради - 5-7 чоловік;
визначаючи тривалість наради, доцільно розподілити час між обговорюваними питаннями і призначити відповідальних за їх підготовку. Оптимальний час для колективного обговорення і прийняття рішень від 40 до 50 хвилин;
під час спільної діяльності краще перерватися на перерву, щоб уникнути стомлення учасників. Коли нараду проходити без перерви, то до часу його закінчення більшість учасників готові погодитися з будь-яким рішенням і думають тільки про те, як би це обговорення скоріше закінчилося;
для колективних обговорень в рамках наради найкраще вибирати спеціально підготовлені приміщення, з круглим столом, який сприяє більшій демократичності спілкування, з хорошою вентиляцією і освітленням. Так, прохолодне повітря приміщення скорочує час, а теплий - навпаки збільшує; настінний годинник у кімнаті прискорюють вирішення питань, а от зручні крісла і перекури надовго затягують наради.
Щоб уникнути конфліктних ситуацій на нараді і досягти більшої ефективності прийнятих рішень, керівникові краще всього знаходитися в центрі своїх підлеглих і мати можливість дивитися в очі більшої їх частини. Присутні на нараді не повинні скупчено сидіти за столом. Також не повинні сидіти поруч або навпроти суперники і співробітники, які відчувають явні неприязні стосунки один до одного.
У ході наради її організатору - керівнику слід:
відкрити його приємною інформацією, яка дозволити створити позитивний емоційний настрій;
з самого початку заявити, що обрані для обговорення питання і проблеми, без сумніву можна вирішити в означений час і спільними силами учасників;
надавати мо...
