ивати своє прізвище.
Під час тривалого монологу співрозмовника по телефону час від часу підтверджувати свою увагу короткими репліками.
Завершуючи ділову розмову по телефону, необхідно подякувати співрозмовника і побажати йому успіху.
Якщо колега, якого запитують по телефону, відсутня, питати, що йому передати, і залишати записку на його столі.
Якщо телефон дзвонить під час бесіди з відвідувачем, як правило, попросити передзвонити пізніше.
У присутності співробітників намагатися говорити по телефону упівголоса.
Якщо співрозмовника погано чути, попросити говорити голосніше або передзвонити.
Щоб справити хороше враження і переконати співрозмовника, необхідно свідомо володіти голосом. Говорити треба повільно, спокійно, досить голосно і виразно. Чим менше часу в розпорядженні, тим менше можна дозволити заглиблюватися в роз'яснення того, що співрозмовник не зрозумів з першого разу; виділяти голосом особливо значущі слова, міняти інтонацію; свідомо змінювати силу голосу, не говорити монотонно; вживати короткі речення, в яких формулюється тільки одна думка; періодично робити паузи, давати можливість співрозмовнику зрозуміти сказане; говорити голосом зрілої людини, що не манірничала; говорити по телефону, сидіти прямо, не напружуючись, тримати спокій, зосередженість; посміхатися під час розмови, тоді голос робиться більш приємним.
Ділова нарада
Теорія менеджменту пропонує таку загальну класифікацію зборів і нарад з їх призначенням.
Информативное співбесіду. Кожен учасник коротко доповідає про стан справ начальнику, що дозволяє уникнути подачі письмових звітів і дає можливість кожному учаснику отримати уявлення про стан справ в установі.
Нарада з метою прийняття рішення. Координація думок учасників, що представляють різні відділи, підрозділи організації, до ухвалення рішення по конкретній проблемі.
Творче нараду. Використання нових ідей, розробка перспективних напрямків діяльності.
Існує й низка інших класифікацій нарад, у тому числі по сфері застосування: у науці - конференції, семінари, симпозіуми, засідання вчених рад; в політиці - з'їзди партій, пленуми, мітинги. За тематикою розрізняють наради технічні, кадрові, адміністративні, фінансові і т.д.
Виходячи з етико-організаційних підходів, американські дослідники виділяють наради диктаторські, автократичні, сегрегатівние, дискусійні і вільні.
На диктаторском нараді керівник звичайно повідомляє присутнім своє рішення щодо певним питанням чи знайомить із позицією чи розпорядженням вищестоящої організації. Дискусії не проводяться.
Учасники тільки ставлять запитання.
Автократичне нарада - різновид диктаторського. Керівник задає черзі питання учасникам і вислуховує їхні відповіді.
Запрошені не мають права висловлювати думки щодо позицій інших учасників.
Сегрегатівное нарада (сегрегація - лат. відділення, видалення) складається з доповіді керівника чи призначеного їм особи. Учасники виступають на дебатах за вказівкою (вибору) головуючого.
Демократичний характер має дискусійне нараду. Відбувається вільний обмін думками, після якого рішення приймається спільним голосуванням з наступним твердженням керівником чи приймається керівником без голосування, з урахуванням висловлених думок і пропозицій.
Вільні засідання проводяться без виразної повістки дня.
К нарадами пред'являється ряд етичних вимог, що регулюють взаємовідносини як між начальниками і підлеглими, так і між його учасниками. Так, етично виправданим начальник буде запрошення учасників на нараду, на якій планується розгляд важливого питання, за телефону через секретарку, а письмово чи особистому спілкуванні. Повага до аудиторії проявляється у створенні хоча б мінімуму комфорту (добір приміщення відповідно до кількістю учасників, необхідне освітлення, проветриваемость приміщення, забезпечення можливості записати необхідну інформацію і т.д.).
Одним з організуючих моментів ділового наради є правильно складена повістка наради. Це, як правило, письмовий документ, що розсилається заздалегідь учасникам та містить наступну інформацію:
тема наради;
мета наради;
перелік обговорюваних питань;
час початку і закінчення наради;
місце, де воно буде проходити;
прізвища та посади доповідачів, виступаючих по основної інформації людей і відповідальних за підготовку питань;
