оглощенность змісту. Цей критерій застосовується при експертизі планової та звітної документації. Зміст місячних планів і звітів поглинається квартальними, зміст квартальних планів і звітів - річними або звіти структурних підрозділів поглинаються звітом установи тощо На державне зберігання відбирається зведений документ, що поглинув зміст первинних.
. Фізичний стан документа. Цей критерій застосовується в окремих випадках. Якщо документ сильно пошкоджений, але має особливу цінність, він повинен бути реставрований. Якщо є копійний екземпляр, то його приєднують до зіпсованому документу.
Експертиза цінності документів проводиться на основі переліків - систематизованих списків видів і категорій документів, що містять нормативні вказівки про терміни їх зберігання. Переліки документів дозволяють встановити терміни зберігання або можливість знищення багатьох управлінських документів без їх додаткового вивчення.
У процесі експертизи цінності документів застосовуються всі критерії в сукупності. У цьому полягає один із проявів всебічності та комплексності оцінки документів.
Крім загальних критеріїв експертизи цінності, для кожної групи документів існують і власні критерії їх оцінки: значення інформації для розвитку науки і техніки, пріоритетність авторства, економічна ефективність розробки або відкриття та ін.
Робота з організації експертизи цінності документів проводиться в три етапи.
Перший етап проводиться в поточному діловодстві:
при розробці та складанні номенклатури справ;
при реєстрації документів;
при направленні виконаних документів у справи;
при формуванні справ і перевірці правильності віднесення документів до справ.
Другий етап проводиться під час підготовки справ до передачі в архів організації.
Третій етап експертизи цінності проводиться в архіві організації, що передає документи постійного зберігання в державний архів.
При оцінці науково-технічної документації застосовується ряд додаткових специфічних критеріїв, таких як:
. «Значимість проблеми або об'єкта, відображеного в документах»,
. «Принципова новизна, унікальність, оригінальність вирішення проблеми, конструкції, технології, проекту»
. «Відповідність науково-технічної документації етапності наукових досліджень (стадійності технічних розробок)» та багато інших.
Специфічні критерії цінності застосовуються і при експертизі аудіовізуальних документів: їх художні достоїнства, композиційно-сюжетна цілісність, виразність і оригінальність, своєрідність носія, колірне рішення, спосіб запису і відтворення інформації.
. Порядок відбору та зберігання документів
У федеральному законі «Про архівну справу в Російській Федерації» використовується наступне визначення «експертизи цінності документів»: «вивчення документів на підставі критеріїв їх цінності з метою визначення термінів зберігання та відбору їх для включення до складу Архівного фонду Російської Федерації". Як видно з визначення, ключове значення надається застосуванню критеріїв цінності, тобто системі науково обгрунтованих ознак документів, на підставі яких виноситься рішення про ступінь їх цінності. У той же час і сама система критеріїв цінності, і методи (підходи) їх застосування повинні спиратися на загальнонаукові принципи історизму, системності та цілісності.
Принцип історизму в даний час визнається основним, що передбачає розгляд в першу чергу генезису об'єкта, т.е сукупності документів. Розгляд має бути всебічним: і з точки зору внутрішньої структури документів і документальних фондів, і з точки зору історичних зв'язків між ними, і з точки зору виявлення і фіксації якісних змін їх структури, що відбуваються з часом, і з точки зору закономірностей розвитку структури, форм документів тощо При такому підході відзначається збіг принципу історизму з науковою об'єктивністю, з вимогою неупередженості суджень при відборі документів на зберігання.
У сучасній Архивоведческие літературі зазначається також збіг інших загальнонаукових принципів - системності (розгляд об'єкта як системи взаємозалежних і взаємообумовлених елементів) і цілісності (розуміння явищ дійсності як єдності частин цілого в різноманітті їх проявів і зв'язків) - з раніше применявшимся архівними принципом всебічності та комплексності при оцінці документів. Комплексність передбачає розгляд документа в єдності його взаємопов'язаних частин, а також як частина більш загального його оточення. Причому не тільки в конкретному фонді і архіві, але й у більш широких документа...
