зрахункову частину, яка включає їх у загальний рахунок. Наприкінці перебування гостя розрахункова частина розраховується з ним і подає інформацію про це у всі готельні служби. Одна з функцій служби прийому - ведення картотеки гостей. На кожного гостя після його перебування в готелі заповнюється спеціальна картка, в якій міститься інформація, зібрана з усіх служб готелю, що мали з гостем контакт. При повторному приїзді гостя ця інформація дає можливість персоналу значно підвищити якість обслуговування, дозволяє передбачати побажання та потреби гостя. У багатьох готелях існує посада нічного портьє. Він наділений широким колом функцій і обов'язків, які в два рази перевищують обов'язки звичайного портьє. Нічний портьє, як правило, змінює денного не раніше 23:00, приймаючи на себе функції прийому і розрахункової частини. Після 24:00 нічний портьє часто виконує функції бармена вестибюльного бару, який працює цілодобово.
Однією з основних обов'язків нічного портьє є обхід будівлі в цілях перевірки справності сигналізації та безпеки готелю. Під час обходу нічний портьє забирає листи-замовлення сніданків у номер, які заповнюються клієнтами та вивішуються за двері. У нічний час відбувається не менше трьох таких обходів. Час кожного заноситься в спеціальний журнал. Після того як зібрані всі аркуші-замовлення сніданків у номер, нічний портьє вводить в журнал інформацію про вид сніданків, їх вартості та кількості для кожного номера. До 6:00 ранку нічний портьє повинен підготувати до транспортування сніданки в вакуумних тацях до дверей номерів. До 7:00 здійснюється перезмінка, нічний портьє надає рапорт.
У службу прийому і розміщення входять наступні співробітники: Керівник служби прийому та розміщення - керує роботою служби, вирішує основні питання і конфліктні ситуації, що виникли між персоналом готелю і клієнтами, веде облік і контроль роботи служби, контролює дотримання пропускного та паспортно-візового режиму. Заступник керівника служби прийому та розміщення (адміністратор) - забезпечує своєчасне розміщення туристських груп та учасників масових заїздів, відповідає за правильне ведення службової документації, її збереження, стан архіву, вживає заходів щодо усунення конфліктів між персоналом готелю і клієнтами. Менеджери служби прийому і розміщення (портьє) - відповідають за перевірку документів співвітчизників та іноземних громадян, надають номери прибувають гостям, працюють зі скаргами клієнтів, оформляють гостя при заселенні в готель і виїзді з нього, постачають постояльців необхідною інформацією. Нічні аудитори - виконують функції портьє в нічний час, складають звіт про завантаження номерного фонду готелю і середній ціні номера за день, формують остаточний звіт про всі заборгованостях по рахунках гостей по всіх службах готелю. Консьєржі - здійснюють персональне обслуговування гостей в готелях вищої категорії - замовлення машини для гостей, квитків у театри, бронювання місць в ресторані, авіаційних квитків і т.д.
Дворецькі - надають послуги постійного помічника гостя в готелях вищої категорії - знайомство з готелем і його основними службами, інформаційна підтримка гостей, персональна допомога у вирішенні різних питань. Швейцар - несе чергування біля вхідних дверей готелю, спостерігає за входом і виходом гостей, забезпечує збереження багажу гостей при вході в готель і виході з нього. Телефонні оператори - побудка гостей, відповіді на різні питання клієнтів або перемикання на співробітників служби інформації, прийом вхідних та здійснення вихідних дзвінків по виробничим потребам. Багажісти - здійснюють піднос багажу гостей до служби прийому і розміщення, ліфта, номера і назад при виїзді гостя. Пажі (посильні) - супровід гостя в номер, пояснення гостю основних правил користування номерним обладнанням, піднос багажу до номера, рознесення кореспонденції по номерах, виконання інших функцій посиленого. З огляду на те, що співробітники служби прийому і розміщення першими вступають у контакт з гостями, вони повинні мати повну інформацію про своєму готелі, його історії, номерному фонді, його структуру, цінах на наявні номери, кількість вільних місць, інфраструктурі готелю, які надають додаткових послугах, графіку роботи основних сервісних служб готелю і підприємств харчування. Крім того, обслуговування клієнтів співробітниками служби прийому і розміщення має здійснюватися по можливості якомога швидше. На деякі операції, що виконуються співробітниками служби прийому і розміщення, часто встановлюються нормативи часу на обслуговування клієнтів.
Наприклад, 3 хвилини при обслуговуванні високих гостей; 8 хвилин на обслуговування індивідуальних клієнтів; 15 хвилин при обслуговуванні групи до 30 осіб; 30 хвилин при обслуговуванні групи від 30 до 100 чоловік. У деяких готелях Японії досягнутий своєрідний рекорд - на обслуговування одного гостя встановлений норматив в 45-60 секунд. Проте тут варто зроб...
