жуть бути: телефон, факс, пошта, централізоване бронювання та Інтернет-бронювання.
. Складання необхідної документації: графіків заїзду на кожен день (тиждень, місяць, квартал, рік), карти руху номерного фонду.
Цілі процесу бронювання:
· Формування попереднього замовлення на місця і номера в готелі
· Максимальне завантаження готелю
· Маркетингові дослідження ринку готельних послуг
Період процесу бронювання:
· По відношенню до одиничної послузі: з моменту отримання заявки на бронювання до моменту прибуття клієнта в готель з метою поселення
· По відношенню до комплексу послуг: протягом певного періоду (день, місяць, квартал, рік).
Відповідальний за процес бронювання: старший адміністратор. У його права входить отримання інформації про хід виконання процесу про визначення необхідності його коригування. Обов'язки відповідального: планування, забезпечення, реалізація, аналіз та корегування процесу.
Виділювані в розпорядження старшого адміністратора ресурси:
а) трудові (адміністратори);
б) матеріальні (офісні меблі, комп'ютерна та оргтехніка);
в) інтелектуальні (програмний продукт);
г) бланки суворої звітності.
. 2 Підпроцеси
Робота служби бронювання складається з декількох підпроцесів, кожен з яких обов'язковий і є невід'ємною частиною діяльності даної служби.
. Підготовка робочого місця до роботи
а) вимоги: наявність телефонного зв'язку, виходу в мережу інтернет, бланків суворої звітності, журналу реєстрації заявок фізичних осіб з вільними записами не менше 50, форм підтвердження заявок на бронювання не менше 50, форм відмови в заявках про бронювання не менше 50, готовність факсу до прийому повідомлень;
б) строк здійснення: щодня;
в) відповідальний за процедуру: черговий адміністратор
. Розбір і реєстрація листів - заявок, що надійшли від юридичних і фізичних осіб, повинні мати відмітку чергового адміністратора про час і дату надходження заявки та реєстраційний номер. Відповідь на заявку електронною поштою має бути дана протягом трьох годин за телефоном, вказаним замовником; відповідь на заявку, вручену особисто черговому адміністратору, дається протягом трьох годин у формі, запропонованої замовником;
б) строк здійснення: щодня по мірі надходження заявок від юридичних і фізичних осіб;
в) відповідальний черговий адміністратор.
. Пошук по базі даних номерного фонду готелю, необхідних клієнтові (юридичній і фізичній особі), згідно надійшла заявці, місць (номерів):
а) вимоги: вміння працювати з програмним продуктом (підтверджене відповідним сертифікатом); відповідність карти завантаження номерного фонду завантаженнів готелі;
б) строк здійснення: щодня по мірі надходження заявок;
в) відповідальний за процедуру черговий адміністратор.
. внесення до бази даних Завантаження номерного фонду на дату і час програмного продукту або в карту завантаження номерного фонду, потрібних клієнтові (юридичній або фізичній особі) місць (номерів), згідно з заявкою:
а) вимоги: вміння працювати з програмним продуктом (підтверджене сертифікатом); відповідність карти завантаження номерного фонду завантаженні в готелі; відповідь на заявку, що надійшла поштою, телефоном, факсом, дається протягом двох днів у письмовому вигляді; відповідь надсилається поштою з повідомленням про вручення;
б) строк здійснення: щодня по мірі надходження заявок;
в) відповідальний за процедуру черговий адміністратор.
. Анулювання або зміну заявок на прохання клієнта, вираженої в письмовій формі (поштою, телеграфом, факсом) або усній формі (по телефону, особисто).
. 1. Вносяться зміни в базу даних Завантаження номерного фонду на дату і час програмного продукту або в карту завантаження номерного фонду, згідно з заявкою про зміну або анулювання заявок;
а) вимоги: вміння працювати з програмним продуктом (підтверджене відповідним сертифікатом); відповідність карти завантаженні номерного фонду завантаженні в готелі; зміни в базу даних вносяться протягом однієї години з моменту надходження інформації про ануляції або зміні заявки;
б) строк здійснення: щодня по мірі надходження заявок;
в) відповідальний за процедуру чер...
