ієї фірми.
У коло обов'язків секретаря зазвичай входять: відповіді на телефонні дзвінки, робота з вхідною та вихідною кореспонденцією, робота з організації прийому відвідувачів і т.д. І далеко не кожен здатний добре і успішно впоратися з цією справою. При підборі секретаря важливі зовнішні дані, вміння тримати себе і спілкуватися з людьми, вести діловодство, знати правила листування, комп'ютер і сучасні засоби зв'язку, бажано володіти іноземною мовою. При веденні телефонних розмов секретар повинен бути ввічливий, терплячий, діловитий і лаконічним. Відповідаючи на телефонний дзвінок, він з'ясовує ім'я і посаду співрозмовника, суть справи і доповідає про нього керівнику або перемикає телефон на співробітника, уповноваженого вирішувати подібні питання. Під час переговорів секретар відповідає на телефонні дзвінки, адресовані керівнику, а по закінченні переговорів доповідає йому про надійшли дзвінки, з'єднує його з тими, з ким він хоче поговорити.
Секретар повинен чітко уявляти собі робочий графік свого начальника, орієнтуватися в пріоритетності різних питань. У разі, коли керівник чекає якогось важливого дзвінка, то він неодмінно попереджає про цьому свого секретаря. p> секретарі не має права повідомляти відомості про здоров'я, сімейних справах або домашній адресі і телефоні співробітників, у тому числі і побічно (В«Такий-то пішов до поліклінікиВ» або В«така-то на лікарняномуВ»). Це ж слід враховувати і при розмові по декільком телефонами, коли абонент, що очікує з'єднання, може почути відомості, для нього не призначені. p> Секретар також зазвичай зустрічає відвідувача. Якщо про зустріч домовлялися заздалегідь, то зустріти гостя може співробітник, відповідальний за підготовку даної зустрічі або переговорів. p> У багатьох установах і фірмах є свої правила безпеки, і якщо очікується гість у фірму, то про це необхідно заздалегідь попереджати охорону. У деяких установах і фірмах гостей спочатку проводять в приміщення, де вони можуть почекати, поки секретар доповідає про їх прибуття. Далі їх проводять в зал переговорів або в кабінет того співробітника, який їх повинен буде прийняти.
Щоб не відлякати відвідувачів, обстановку приймальні слід зробити максимально гостинною. Там можна влаштувати виставку результатів досягнень фірми, розвісити різні дипломи, що стане ефективним способом самореклами. Відвідувачам приємніше чекати в приймальні, якщо є на чому зупинити свій погляд-квіти, рослини, акваріум, картини або фотографії. Замість м'яких крісел краще використовувати зручні стільці, в низьких кріслах людина відчуває себе розслаблено, але ж він прийшов у справі, а не відпочивати. Завжди потрібно пам'ятати, що відвідувачі, які очікують у адміністратора, складають певне враження про фірму і її бізнесі ще до того, як потраплять в кабінет і зустрінуться з керівником або менеджером компанії.
2.2 Підготовка ділових паперів по правила етикету
А) Бланк
