ється розписом посадової особи у внутрішній опису документів, що знаходяться у виконавця. p align="justify"> Проекти конфіденційних документів повинні обов'язково візуватися керівником служби КД. При візуванні йому пред'являються всі примірники документа з усіма додатками, а також їх облікові форми. Якщо в процесі візування або підписання проекту документа приймається рішення про зміну рівня грифу конфіденційності, то така зміна має бути терміново внесено в усі примірники документа, чернетка редакції документа, в облікові форми та опису. Зміна грифу у всіх зазначених матеріалах завіряється розписом працівника служби КД і датується. p align="justify"> Отже, етапи виготовлення та видання конфіденційних документів характеризуються наявністю комплексу специфічних обмежувальних та облікових процедур, призначених для захисту носія та конфіденційності інформації, Особливе значення в цьому комплексі має процедура обліку підготовленого чернетки та проекту документа, яка дає можливість організувати постійний контроль за рухом проекту документа і роботою виконавця з ним.
2. Складання номенклатур, формування та оформлення конфіденційних справ
Для забезпечення швидкого пошуку необхідних документів, створення умов для їх збереження і зручності використання сповнені конфіденційні документи, зареєстровані по журналах обліку надійшли і виданих конфіденційних документів, повинні бути згруповані у справи. Справа являє собою сукупність документів або окремий документ, що відносяться до одного питання чи ділянки діяльності і поміщені в окрему обкладинку.
Розподіл документів у справах проводиться протягом року по мірі виконання документів у відповідності з номенклатурою конфіденційних справ.
Номенклатура конфіденційних справ - це оформлений у встановленому порядку систематизований перелік найменувань справ, що заводяться на підприємстві, із зазначенням їх індексів (номерів), строків зберігання та осіб, яким надано право користування справами.
Таким чином, номенклатура конфіденційних справ, визначаючи найменування (заголовки) справ і виступаючи тим самим у ролі плану розподілу виконаних документів у справах, одночасно встановлює індекси та терміни зберігання справ і є складовою частиною дозвільної системи доступу до конфіденційної інформації. Разом з тим номенклатура є і обліковим документом для заведених конфіденційних справ. Крім того, вона використовується для перевірки наявності конфіденційних справ, може бути використана в якості схем побудови довідкової картотеки за документами і складання описів справ постійного і довготривалого (понад 10 років) зберігання, переданих до архіву підприємства. p align="justify"> Номенклатура конфіденційних справ повинна бути самостійним документом, її не слід об'єднувати з...
