посадової інструкції слід включити наступне:
В розділ «1 Загальні положення»:
Внести доповнення, що включають в себе вимоги до посади архіваріуса: що повинен знати, чим володіти, чим керуватися в роботі, кому підкоряться і т.д.
В розділ «2 Посадові обов'язки»:
Внести доповнення, що включають в себе основні завдання і виконання цих завдань.
В розділ «3 Права»:
Внести доповнення, що включають в себе інформацію про те, якими прав володіє архіваріус.
В розділ «4 Відповідальність»:
Внести доповнення, що включають в себе відомості, за що несе
відповідальність архіваріус.
Таким чином, очевидно, що в належну інструкцію бухгалтера
Товариства з обмеженою відповідальністю «Ротор» в кінцевому варіанті будуть інтегровані всі відомості, присутні в приблизною посадової інструкції архіваріуса.
Номенклатура справ є спеціальним класифікаційним довідником, що визначає порядок комплектування документів у справи. У ТОВ «Ротор» номенклатура справ не створюється і це створює великі незручності при комплектуванні справ. Ведення номенклатури справ дозволить:
розподілити виконані документи у справи;
систематизувати справи;
закріпити індекси справ;
встановити терміни зберігання справ.
Для ТОВ «Ротор» рекомендується створити індивідуальну номенклатуру, що представляє собою систематизований перелік назв справ, що заводяться в них протягом календарного року. Рекомендована номенклатура справ ТОВ «Ротор» представлена ??в додатку Г.
Так. основними завданнями архіву організації є:
комплектування архіву документами (склад документів, що надходять на зберігання в архів, повинен бути передбачений в окремому розділі положення про архів);
облік і забезпечення схоронності документів;
створення науково-довідкового апарату до документів архіву;
використання зберігаються в архіві документів.
Всі прийняті в архів документи вносяться до книги обліку надходжень документів. Книга обліку надходження і вибуття документів створена для обліку документів, що надходять або вибувають за якийсь проміжок часу, як правило, за рік. У ТОВ «Ротор» відсутня така книга. Рекомендується розробити книгу обліку. Приклад форми книги обліку представлений у додатку Д.
Бухгалтеру ТОВ «Ротор», який поєднує з основною посадою посаду архіваріуса рекомендується пройти навчання на спеціалізованих курсах, які дозволять грамотно здійснювати ведення архіву.
У місті Оренбурзі є можливість пройти навчання архівної справи в Центрі підготовки офісних фахівців «Профі +» за адресою: пр. Дзержинського, буд. 13. Вартість навчального курсу складає 5200 рублів. Тривалість навчання - 6 днів. Альтернативних організацій, що пропонують навчання за даним профілем в місті Оренбург, не знайдено.
Розрахуємо витрати організації на навчання працівника у Центрі підготовки офісних фахівців «Профі +»:
Дорожні витрати: 1000 рублів за маршрутом «Плешаново-Оренбург-Плешаново». Так само необхідно врахувати дорожні витрати на маршрут від готелю «Ля ві де Шато» до навчального центру і назад: 15 рублів? 2? 6 днів=180 рублів.
Вартість одномісного номера в готелі «Ля ві де Шато» - 2600 руб/добу. Отже, вартість 6-денного проживання буде дорівнює: 2600? 6=15600 рублів.
Розрахуємо підсумкову суму витрат ТОВ «Ротор» на навчання співробітника:
+ 1000 + 180 + 15 600=21 980 рублів. Для наочності, уявімо економічний розрахунок в таблиці:
Таблиця 1 - Витрати ТОВ «Ротор» на навчання працівника у навчальному центрі «Профі +»
№ПозіціяЧісловое вираженіеСумма, руб1Стоімость проїзду за маршрутом «Плешаново-Оренбург-Плешаново» 500руб? 210002Стоімость 6-денного проживання у готелі «Ля ві де Шато» 2600руб/сут? 6дн.156003Стоімость проїзду за маршрутом «готель Лі ві де Шато - навчальний центр - готель Ля ві де Шато» (за 6 днів) (15руб + 15руб)? 6дн.1804Стоімость обученія5200? 15200Ітого21980
Мережа Інтернет також може послужити джерелом знань за допомогою так званих вебінарів. Як правило, вебінари безкоштовні, тобто організації такий вид навчання співробітника вигідний. Пошук відповідного курсу можна здійснити за допомогою пошукових систем «Яндекс» або «Google», використовуючи запити «Курси з архівної справи», «Вебінари для архівознавець» і т.д.
