строків проживання, кількості персон, категорії номера, особливих побажань гостя. Такі зміни фіксуються співробітниками відділу бронювання в спеціальному бланку або робляться помітки в журналі реєстрації заявок на розміщення. Всі зміни в бронюванні повинні бути також внесені в комп'ютерну систему. p> Якщо зміни можливі, то співробітник відділу бронювання вносить зміни у вже наявні підтвердження, коригує окремі деталі бронювання і висилає на адресу клієнта факс з позначкою В«перепідтвердженняВ».
Співробітникові відділу бронювання слід повідомити про зміни в ті відділи, яких ці зміни стосуються. Якщо бронь неможливо змінити через зайнятість готелю в запитувані дати, то потрібно запропонувати клієнту альтернативні числа і категорію номера, а також запитати, чи хоче він бути включеним в лист очікування. Листи очікування перевіряються щодня. Якщо номери звільняються, співробітники відділу бронювання телефонують клієнтам, внесеним в лист очікування. br/>
Facsimile
To: .........
Fax: ........
From: Reservation Department
Fax: .....
Date: .....
Subject: reservation reconfirmation
Dear .........,
Referring to your fax dated Desember 15, 2006, it is our pleasure to reconfirm the reguested reservation as follows:
GUEST NAME: ......... p> ARRIVAL DATE: 24.12.06
DEPARTURE DATE: 28.12.06
ROOM TYPE: 1 double Deluxe Room
ROOM RATE p/night as contract
CONFIRMATION: 956105
Payments by cash or major credit carts are to be made in Roubles at the hotel's rate.
If we can assist you in arranging air port transfer, making restaurant reservation, obtaining theater tickets or any other aspect of your visit to Moscow, plese do not hesitate to call us.
We look foaward to the pleasure of welcoming the guests to the Hotel "......" and assure you in advance of best care and attention.
With kind regards,
Reservation Department
_____________________________________________________________
Зразок тексту переподтвержденія бронювання
Зміни
Amendment
Прізвище/Family name: _________________________________________
Ім'я/Name: ___________________________________________________
Компанія/Company: ___________________________________________
Дата приїзду/Arrival: __________________________________________
Дата від'їзду/Departure: ________________________________________
Нові дати/New dates: _________________________________________ p> _____________________________________________________________
Ким зроблені зміни/Changed by: ___________________________
Номер телефону/Phone Nr. : ___________________________________ p> Номер факсу/Fax Nr.: _________________________________________
Адреса/Address: ______________________________________________
Прийняв p> Taken by
Дата p> Date
Змінено в системі
Changed in system
Зразок бланку змін у бронюванні
Якщо бронювання неможливо з тих чи інших причин, то в такому випадку відділ бронювання висилає офіційна відмова в розміщенні, що містить вибачення, причину відмови, повідомляє період поліпшення ситуації з вільними номерами і висловлює надію на подальшу співпрацю. Текст відмови може виглядати наступним чином:
Дата: ___________
Кому: ___________
Шановні панове!
Керівництво готелю В«......В» Приносить Вам свої вибачення. У зв'язку з повної зайнятості номерного фонду готелі ми не зможемо розмістити Вас з _____ по _____ як було вказано Вашої заявці. Ми зареєстрували Вашу заявку і, як тільки у нас з'являться вільні номери, ми відразу повідомимо Вам про це.
Сподіваємося на подальшу співпрацю.
З повагою, Генеральний директор готелю В«......В» Петров Ф.Ф.
***
Зразок тексту відмови на англійською мовою:
Dear Mr .....
Thank yiu for king fax and the interest in the "......."
During the above period we are already fully booked and we therefore are unable to confirm your booking request.
We pt your reservation on the waiting list and contact you as soon as the booking situation chges.
We regret that we can not give you a more positive answer at this time but we would be happy to welcome your clients on another occasion to our hotel.
With kind regards,
Reservation Department
ATTN: COMPANY:
FROM: HOTEL "............." DATE:
Referring to your facsimile of ......................... reguesting
Reservation for ........................................ . p> Unfortunately we are unable to confirm________________
Out since hotel is complet...
