сумісності автоматизованих без даних в народному господарстві проводяться роботи з уніфікації документації (УСД) - сукупність взаємопов'язаних уніфікованих форм документів, що забезпечують документоване подання даних у певних видах господарської діяльності, засобів їх ведення, нормативних і методичних матеріалів щодо їх розробки і застосування.
В основі створення УСД лежить метод уніфікації - встановлення однаковості складу і форм управлінських функцій і завдань. Одночасно розробляються класифікатори техніко-економічної та соціальної інформації, забезпечують інтегровану автоматизовану обробку даних, що містяться в УСД. Уніфікація управлінських документів підвищує рівень і продуктивність управлінської праці. p align="justify"> Основні принципи та підстави для розробки УСОРД є:
- створення загальної моделі побудови документів. Полягає в побудові формуляра-зразка документів для конкретної системи документації і встановлення на його основі складу реквізитів для даної системи документації, окремих видів документів, конкретного документа і т.д. Побудова окремих систем документації виявилося дуже ефективним не тільки як напрямок, але і стало основним методом уніфікації документів;
- однаковість форм документів і правил їх побудови, складання, оформлення. Забезпечується шляхом максимальної типізації і трафаретізаціідокументів, уніфікації розташування даних на полях документа, вироблення термінології та умовних скорочень.
- комплексність уніфікації. Уніфікація показників і реквізитів повинна передбачати всі вимоги до документа на всіх стадіях його створення, обробки та зберігання. Крім того, повинні враховуватися психофізіологічні можливості людини і параметри технічних засобів. Ця уніфікація повинна передбачати класифікацію показників за змістом, встановлення єдиної структури показників, застосування єдиних методів розрахунку одних і тих же показників при їх використанні в різних системах управління, однаковість формулювань найменувань реквізитів, що входять до складу показників, розчленовування показників і реквізитів на постійну і змінну частини з метою відтворення постійної частини у бланках документів, кодування показників за допомогою ЕОМ.
- інформативність. Означає включення в документи тільки тих реквізитів, які потрібні для вирішення конкретних завдань, для пошуку і підтвердження юридичної сили документів. До групи реквізитів, що підтверджують юридичну силу документів, відносяться: підпис, печатка, грифи погодження та затвердження.
- скорочення кількості видів документів. Досягається за рахунок вдосконалення методів управління, наприклад, в напрямку виключення багатоступеневості в системі управління або широкого і повсюдного застосування...
