луги таксі та інші послуги (за системою Opera це іменується laundry, guest transportation і misc. Income). Через систему роздруковуються звіт «journal by cashier and transaction code» для кожного нарахування окремо, кожне нарахування повинно бути підтверджено чеком, у разі відсутності якихось нарахувань, потрібно їх зробити. Далі роздруковується звіт за кредитними картками, для кожного виду кредитних карт - окремий звіт. У готелі приймаються кредитні картки Visa, Visa Electron, Master Card, American Express і Diners Club.
Так як у нічний час у готелі функціонують боулінг (до 2:00), Room Service (цілодобово) і ресторан а-ля карт (до 23:00) було встановлено загальний час закриття змін - 2: 00 ночі. Після закриття змін іншими службами готелю, через систему Micros, відбувається закриття зміни нічними аудиторами. Роздруковується звіт «Arrivals» в якому відображені незаехавшіе гості. Нічні аудитори повинні зробити ануляцію бронювань.
Порядок ануляції бронювання:
1. Якщо гість від компанії, його проживання оплачено за безготівковим розрахунком і термін проживання більш ніж 1 день, потрібно на віртуальну кімнату даної компанії - Pay Master - нарахувати вартість за одні незаехавшіе добу і перенести гостя на наступну дату.
2. якщо гість від компанії, його проживання оплачено за безготівковим розрахунком і термін його проживання один день, то так само відбувається нарахування на Pay Master компанії за перші незаехавшіе добу а далі його бронювання анулюється. У разі прибуття такого гостя після ануляції бронювання, його бронювання відновлюється і йому надається номер до 12:00. Нарахування, вироблене на компанію, називається «No-Show», воно коригується на нарахування «accommodation» і переноситься в гостьовій рахунок. Дане коректування підтверджується бланком корекції і передається в бухгалтерію разом з рештою документацією.
. якщо гість бронював номер в готелі по телефону і не вказав номер кредитної карти-то його бронювання вважається непідтвердженими та анулюється.
. Якщо бронювання було зроблено через Інтернет або систему бронювання Holidex, воно підтверджується кредитною карткою гостя і є підтвердженим. У цьому випадку відбувається списання грошових коштів з кредитної картки гостя за перші незаехашіе добу, у разі вдалого списання з бронювання гостя робить Pay Master і якщо гість все-таки приїжджає йому надається номер у готелі. У разі якщо на зазначеній картці недостатньо коштів, то бронювання анулюється.
. якщо бронювання було зроблено через Інтернет - агентство (Orbitz. Com або Gulliver Travel) списується сума за весь час проживання і гість поміщається на Pay Master.
Наступним кроком у проведенні процедури нічного аудиту є закриття зміни кожного нічного аудитора. Виручка зміни здається в сейф під розпис. Після цього робиться звірка підсумків через POS-термінали, встановлені на стійці ресепшн, в даному випадку це Verifon (веріфон).
На веріфоне натискається клавіша F1 далі вибирається пункт «звіряння підсумків». По завершенні звірки видається чек на якому прописані суми по платежах кредитними картами.
Після необхідно зняти чеки через касовий апарат СПАРК. Так як їх два, потрібно зняти з кожного.
Процедура зняття каси:
1. зняти розмінні гроші: 25000 натиснути «витягти»
2. зняти Z-звіт натиснути Z1
. внести розмінні гроші: 25000 натиснути «внести»
. заповнити звіт «Довідка звіт касира - операціоніста, прикріпити до нього роздруківку Z - звіту + 2 чека внесеної і винесеною розмінною суми. Для кожного Спарк свій звіт за номером касового апарату.
. Заповнити касовий журнал (Для кожного Спарк свій журнал за номером касового апарату)
На цьому ручна частина нічного аудиту закінчена. Починається процедура автоматичного нічного аудиту.
Спочатку закривається система Micros, головний комп'ютер системи знаходиться на АТС.
Потім запускається процедура нічного аудиту за Opera. Процес автоматичного нічного аудиту триває 5-10 хвилин в залежності від завантаження готелю.
Після всього йде формування папок-звітів про виконану роботу нічних аудиторів. Папки здаються в бухгалтерію, аудитору за доходами (Income auditor) на перевірку.
У 8.30 ранку, перед початком роботи всіх служб готелю і щоденним зборами менеджерів, нічні аудитори друкують звіти для генерального менеджера про стан готельного фонду на поточний день/місяць/рік, план доходу готелю на найближчий рік та звіт про коливання вартості за проживання в готелі за певний період. (Звіти друкуються через вкладку Miscell...
