перевищують 5%-ний бар'єр, рішення приймалося генеральним директором.
5. Авторизація господарських операцій.
Розподіл відповідальності між менеджерами підприємства - один з найбільш важливих принципів, які повинні дотримуватися при створенні ефективної системи бюджетування. Але для того щоб цей принцип був втілений на практиці, необхідно виконання наступних умов:
відповідальність менеджерів повинна бути чітко розмежована, наприклад визначені розміри витрат, які можуть бути авторизовані тим чи іншим менеджером;
процес авторизації господарських операцій повинен бути формалізований і проконтрольована (візування платіжних документів і заявок на здійснення платежу).
Чуліхін А. наводить наступний приклад:
Процедури авторизації на машинобудівному підприємстві.
У компанії значну роль грав внутрішній оборот послуг між підрозділами. При цьому основна проблема полягала у неконтрольованому зростанні витрат на ці послуги. У економії витрат на надавані послуги не були зацікавлені ні внутрішні постачальники, ні одержувачі цих послуг, бюджет постійно виконувався з перевищенням по даній бюджетної статті.
Після введення обов'язкової оцінки ефективності діяльності підрозділів на основі певних груп показників в якості однієї з процедур була введена процедура авторизації витрат усередині кожного підрозділу. Тепер одержувач і постачальник внутрішніх послуг стали укладати договір, в якому визначалися обсяг і ціна послуги. Далі отримувач послуг авторізовиваться (тобто підписував акт виконаних робіт з внутрішнім постачальником) і брав тільки ті витрати, які були визначені договором між підрозділами. При цьому кожен підрозділ - одержувач послуг було право вибирати, чи залучати йому для виконання будь-яких робіт внутрішні підрозділи компанії або сторонні організації виходячи з вартості послуг, якості їх виконання та інших факторів. Неконтрольоване зростання витрат припинився, кожний підрозділ стало працювати ефективніше.
6. Оперативне планування та облік.
Для управління процесом виконання бюджету необхідно створення системи короткострокового (оперативного) планування на період менше місяця - декаду, тиждень, день. Система оперативного планування не повинна містити той же обсяг інформації, що й місячний бюджет компанії, інакше процес планування буде зайво трудомістким. Склад показників, які плануються щодня, багато в чому залежить від специфіки компанії та існуючої системи управління.
Наведемо наступний приклад.
Система щоденного планування в транспортній компанії.
Оперативне планування в компанії включає процедуру формування щоденних графіків розрахунків з покупцями і постачальниками, а також процедуру коригування бюджету на місяць (у основному коригується БДДС - бюджет руху грошових коштів). Інформацію для формування графіків розрахунків фінансовий відділ отримує від підрозділів ко...
